Ruta: Este formulario depende de Orden de compra, Modificación y cancelación de órdenes de compra, Recepción de mercancía de proveedores

Los productos son todos aquellos artículos que se utilizan para vender, producir, comprar, entre otros. En esta opción se podrá registrar el producto de manera rápida y sencilla sin la necesidad de entrar a la opción de Productos.

Para registrar un nuevo producto:

1. Presione el botón Nuevo .
2. Ingrese la información necesaria del producto como su descripción, su costo y precio, etc.
3. Presione el botón Guardar .

Para poder comprar y vender el producto, se tienen que dar de alta las siguientes opciones:

a) Proveedores. Si se desea manejar los productos catalogados por proveedor, con el fin de alimentar precios de lista, generar órdenes de compra, entre otros, deben utilizarse cualquiera de las opciones Productos de un proveedor o Un producto en proveedores.

b) Establecimientos. En los establecimientos donde se desea manejar el producto, debe dar de alta, en cualquiera de las opciones Productos de un establecimiento o Un producto en establecimientos.

c) Listas de precios. En las listas de precios donde desea manejar el producto, deberá darlo de alta, con cualquiera de las opciones Productos de una lista de precios o Un producto en listas de precios.

Al dar de alta un producto en la empresa, implica darlo de alta en cada establecimiento donde lo desea manejar, cada lista de precios donde lo desea vender, y en los proveedores a los que se los comprará, lo cual puede ser tardado hacerlo en cada opción por separado. Sin embargo, esta opción es la mas completa en cuanto a datos que pueden alimentarse para los productos, que se explican a continuación.

En la pestaña Datos Generales, se muestran los siguientes datos:

Producto. En el recuadro Producto, al dar clic en nuevo para registrar un nuevo producto, aparece el número de folio del nuevo producto, este número de folio varía según el método de asignación de códigos de producto seleccionado en la opción Parámetros generales, el cual consta de cuatro métodos diferentes:

a) Código libre. El Código libre, permite asignar el código libremente, pueden ser números o letras, con un límite de longitud de 13 caracteres. Esta opción se selecciona de la opción Parámetros generales en el recuadro Formación de código de la lista desplegable Productos. Si por alguna razón ya existiera un registro con el Folio que se pretende asignar el sistema enviará el siguiente mensaje, Este folio ya está registrado en el sistema, no se puede duplicar de tal manera que habría que cambiar el número del código ingresado del producto. Por ejemplo: M12358, R85458, 148689, no es necesario tener un consecutivo ni que la serie de números sean seguidos.

 b) Consecutivo disponible. Este método es muy útil cuando tenemos códigos no consecutivos sin utilizar y deseamos llenar esos espacios vacíos con el fin de no generar tantos códigos sin necesidad. Por ejemplo: Se encuentran los siguientes códigos: 1,2,3,4,5,7,8,10 el sistema busca los números disponibles, en nuestro caso serían el 6 y el 9. Cuando ya no haya espacios vacíos, entonces seguirá con el consecutivo según el último número en el que vaya.  Esta opción se selecciona de la opción Parámetros generales en el recuadro Formación de código de la lista desplegable Productos. Si por alguna razón ya existe un registro con el Folio que se pretende asignar,  el sistema  enviará el siguiente mensaje: Este folio ya está registrado en el sistema, no se puede duplicar, de tal manera que habría que ingresar a la opción Folios, y en la transacción mencionada anteriormente modificar el dato Folio a un número mayor.

c) Número consecutivo. El código Número consecutivo, se asigna automáticamente un número consecutivo de acuerdo al sistema. Esta opción se selecciona de la opción Parámetros generales en el recuadro Formación de código de la lista desplegable Productos, el número que aparece para el nuevo folio es con base en el consecutivo de la transacción 4. Si por alguna razón ya existiera un registro con el Folio que se pretende asignar, el  sistema  enviará el siguiente mensaje: Este folio ya está registrado en el sistema, no se puede duplicar, de tal manera que habría que ingresar a la opción Folios, y en la transacción mencionada anteriormente modificar el dato Folio a un número mayor. Por ejemplo: Si dan de alta un producto y el número consecutivo son los siguientes: 9,10,11,12,13,14,15,  el nuevo código que se mostrará para el nuevo producto, es el número 16.

d) Clave especial. En el código Clave especial, se asigna automáticamente un número consecutivo de claves especiales proporcionadas por el usuario para la formación de códigos de productos, para ello es necesario configurar dos parámetros: El primero es seleccionar de la opción Parámetros generales del recuadro Formación de código de la lista desplegable Productos, y el segundo ingresar a la opción Claves para formación de códigos para dar de alta la clave y el número del folio. Si por alguna razón ya existiera un registro con el Folio que se pretende asignar el sistema enviará el siguiente mensaje Este folio ya está registrado en el sistema, no se puede duplicar de tal manera que habría que entrar en la opción mencionada anteriormente y modificar el recuadro Folio a un número mayor. Por ejemplo: si en Claves para formación de códigos se elige la clave A y el folio 55, la clave especial para el nuevo producto sería la siguiente, A55.

Cualquier método seleccionado por el usuario, cuando se ingresa el número del código del producto, automáticamente el recuadro del lado derecho del Folio se habilitará para ingresar  el nombre del producto nuevo. Para realizar modificaciones o cancelaciones de los productos en este recuadro deberá ingresar el número del código del producto y así realizar  modificaciones pertinentes o cancelación del producto si es necesario.

Clave. Se utiliza en los casos de haber seleccionado el método de Clave Especial para la formación del código del Producto, esta clave es obligatoria en caso de usar este método, pero si no se usa este método el sistema mostrará el recuadro en forma inactiva. En este recuadro se debe seleccionar la clave que identifique al producto y automáticamente el sistema genera el número consecutivo, después el número del código generado por el sistema se muestra en el recuadro de Producto para así identificarlo.

Status. Condiciones o estados posibles en que puede encontrarse un producto, estos Status se dan de alta en la opción Status de productos, es importante tener establecidos cuales son los status que se manejan en los productos, por ejemplo: "Cancelado" en caso de que el producto no sea utilizado, "Vigente" cuando el producto se encuentre activo para vender, transferir, fabricar, entre otros.

Desc Completa. La información no es alimentada por el usuario, sino que es formada automáticamente por el sistema BMS, de acuerdo a los parámetros de formación de la descripción del producto, explicado en Parámetros generales del módulo Administración de BMS.

Alta. Fecha en que el producto fue registrado en el sistema, esta fecha es de forma automática y se muestra el día, mes y año.

NOM. Elija la Norma oficial mexicana que corresponda al producto.

Clave fiscal. Ingrese la clave fiscal del producto.

Clasificadores.

Si no desea usar catálogos de estos datos, no hay problema, solo incluya los datos necesarios en la descripción del producto.

Modelo. Seleccione en esta lista desplegable el estilo o modelo del producto, los cuales se definen en la opción Modelos.   Este dato puede ser importante cuando se desea analizar la información por modelos (Electrónica) o estilos (Calzado). Suponga que maneja calzado de estilos diferentes, puede analizar la información de ventas, utilidades, mermas, entre otros, por cada estilo del calzado que maneja.

Marca. Registre la marca del producto, las cuales se definen en la opción Marcas. Este dato puede ser importante cuando se desea analizar la información por marcas, ya que puede existir un producto de la misma presentación,  pero con diferentes marcas que puede vender o comprar y la marca será lo que distinga un producto de otro.

Clasif. Seleccione el tipo de clasificación que tendrá el producto, estas clasificaciones se dan de alta en la opción Clasificaciones de productos, por ejemplo en una tienda el producto se puede clasificar en lácteos, plásticos, granos, entre otros.

Carga. Elija el tipo de carga para el producto, este dato es útil para el cálculo de costos de fletes, ya que algunos productos pueden cotizar el flete por peso, otros por volumen, otros por caja, o inclusive algunos por viaje, peligrosidad, fragilidad de transporte. Para ver mas al detalle este dato, vea la opción Clasificaciones de carga.

Área. Indique el área que le corresponde al producto. Para que aparezcan las opciones en esta lista es necesario dar de alta las opciones en Áreas.  Un ejemplo es cuando se realice una compra que se requiere solamente para el área producción o para el área de abarrotes, entre otros.

Rango. Determine el tipo de rango que le corresponde al producto. Para que se muestre información en esta opción es necesario dar de alta los tipos de rango en la opción Rangos de productos.

Clase. Ingrese el nombre de la clase del producto que se registra en el sistema, para que se muestren las opciones en la lista desplegable es necesario ingresar las diferentes opciones en Clases del producto

Categ. Registre el nombre del tipo de categoría del producto, las opciones que se muestran en la lista desplegable se dan de alta en Categorías Esta opción es útil cuando se desea distribuir los productos por secciones o sub secciones de una empresa.

Familia. Seleccione la familia a la que pertenece el producto que se esta dando de alta en el sistema, para esto es necesario ingresar las distintas familias que maneja el sistema en la opción Familias, la utilidad que se puede dar a esta opción, es que se pueden relacionar diferentes productos, pero con una misma finalidad. Por ejemplo, en una tienda departamental de ropa, se puede dividir los productos por familia como ropa para niños, damas y caballeros.

Tipo. Elija el tipo de producto que es el que se está registrando, al igual que todos los clasificadores anteriores es necesario dar de alta los distintos tipos de producto en la opción Tipos de productos.

Línea. Ingrese la línea en la que se encuentra el producto, una línea de producto es un conjunto de diferentes productos pero para el mismo uso o con un mismo fin, por ejemplo: en una tienda departamental se menciona cuando son artículos de cocina "Línea blanca" . Para que se muestre información en esta opción es necesario dar de alta en Líneas de producto.

Talla. Determine la talla o medidas del producto, las cuales se definen en la opción, Tallas.  Este dato puede ser importante cuando se desea analizar la información por tallas (Ropa) o medidas (Calzado). Suponga que se vende ropa de diferentes tallas, puede analizar la información de ventas, utilidades, mermas, etc., por cada talla de la ropa que se venda.

Color. Indique el Color del producto, los cuales se definen en la opción, Colores. Este dato puede ser importante cuando se desea analizar la información por colores (Ropa, calzado, etc.). Suponga que maneja ropa de colores diferentes, puede analizar la información de ventas, utilidades, mermas, etc., por cada color de la ropa que maneja.

Aroma. Ingrese el Aroma, del producto, los cuales se definen en la opción, Aromas. Este dato puede ser importante cuando se desea analizar la información por aromas (Desodorantes, aromatizantes, limpiadores, etc.). Suponga que maneja Aromatizantes de aromas diferentes, puede analizar la información de ventas, utilidades, mermas, etc., por cada aroma de los aromatizantes que maneja.

Sabor. Registre el Sabor del producto, los cuales se definen en la opción, Sabores. Este dato puede ser importante cuando se desea analizar la información por sabores (Jugos, Refrescos, Yogurt, etc.). Suponga que maneja Jugos de sabores diferentes, puede analizar la información de ventas, utilidades, mermas, etc., por cada sabor de los productos que se manejen.

Uso. Seleccione el tipo de uso que se le dará al producto en el sistema, las opciones que se muestran se deben de dar de alta internamente en el sistema, lo que sí se puede realizar, son modificaciones de las que se encuentren establecidas. Por ejemplo: la condición del uso (vigente o cancelado), que aparezca de forma default un uso del producto o si es un artículo de venta, estas modificaciones se pueden realizar en la opción Usos de productos.

Impuestos

IVA Interior. Elija el impuesto de valor agregado que se utiliza en las operaciones de compra y venta para transacciones en el interior de la república. Las opciones que se muestran a seleccionar se dan de alta en Tasas de IVA.

IVA frontera. Indique el Impuesto de Valor Agregado que se utiliza en las operaciones de compra y venta para transacciones en la frontera, en caso de que el producto lo requiera. Las opciones que se muestran a seleccionar se dan de alta en Tasas de IVA.

En las opciones Proveedores, Clientes y Establecimientos, defina la Clave de IVA que se utilizará para Compras, ventas de mayoreo y ventas de Punto de venta, respectivamente.

Tasa IEPS. Determine el tipo de IEPS que utilizará el producto, estas opciones se deben dar de alta en Tasa de IEPS. Cuando seleccione una tasa de IEPS de tipo "Cuota" se habilitará el recuadro para que ingrese el importe de la cuota para la unidad de compra del producto.

Unidades

Los datos de presentación del producto, especifican las unidades de compra y venta, así como sus contenidos, y se especifican en los datos siguientes:

Unidad compra. Especifique la unidad en que normalmente se compra el producto al proveedor. Estas unidades se definen en la opción Unidades.

Contenido UC. Ingrese la cantidad que contiene la unidad de compra, en unidades alternativas. Este dato puede ser mayor que uno y fraccionario, o simplemente fraccionario.

Unidad alternativa.  Especifique la unidad en que se divide la unidad de compra, o en los casos de algunos productos, la unidad como se presenta el producto. Estas unidades se definen en la opción Unidades.

BMS, maneja los movimientos de mercancía y el inventario, en cualquiera de estas dos unidades, así como precios de compra y venta, de tal manera que es muy importante definir con exactitud estos datos para poder comprar y vender adecuadamente. Mas abajo se dan algunos ejemplos de como definir distintos tipos de productos.

Contenido UA. Indique el contenido de la unidad alternativa. Este dato solo se utiliza para claridad de la definición del producto, es decir, no se manejan conversiones a esta unidades.

Unid Cont UA. Seleccione la unidad del contenido de la unidad alternativa, y solo se utiliza para definir mas claramente la descripción del producto.

Se recomienda que estos datos de presentación del producto, no se incluyan como parte de la descripción, ya que como verá mas adelante, puede definir que BMS los incluya como parte de la descripción completa del producto.

Cuando el contenido es 1, entonces realmente la unidad de compra y la Alternativa es lo mismo.

Códigos de barras

U.C. Ingrese el código de barra que contiene el producto en la unidad de compra, este se muestra en el articulo al momento de comprarse.

U.A. Introduzca el código de barra que contiene el producto en la unidad alternativa de compra, este código se muestra en el artículo al momento de comprarse por unidades.

Item. Ingrese el código del producto que hace referencia al fabricante.

Precio y costo.

Criterio. En la lista desplegable Criterio, seleccione el criterio de precios de venta donde se asignó al producto. Este dato se utiliza para definir los márgenes que se desean manejar para el producto en el cálculo de precios de venta, así como mínimo y máximo de margen para permitir la venta. Las opciones que se muestran en esta lista desplegable se deben de dar de alta en Criterios de precios de venta.

Importe. Importe total de la operación.

Fact PV. Factor que se utiliza para calcular el precio de venta.

T.C. Tipo de cambio

Cantidad. Cantidad que se factura.

Costo. Costo que se aplicará al costo promedio y el último costo de establecimientos.

En caso de que este dato esté activado, se aplicará lo que se ingresó en el dato Costo.

En la cuadrícula Establecimientos donde se maneja el producto, se muestran los siguientes datos:

Estab. Número o código de cada uno de los establecimientos que la empresa tiene dados de alta en el sistema, estos establecimientos se dan de alta en la opción Establecimientos.

Nombre. Nombre del establecimiento que esta relacionado con el código mostrado en la columna anterior, este nombre se asigna al momento de dar de alta los Establecimientos.

Costo Prom. Costo promedio del producto, siempre y cuando con este producto hayan efectuado alguna operación para dar entrada al producto, si desea que este costo promedio se modifique o se actualice de acuerdo a las operaciones realizadas se debe seleccionar el campo Cos prom en la opción Folios.

Últ Costo. Último costo del producto, es decir el costo que se le proporciona al producto al momento de realizar alguna operación que de entrada al producto registrado en el sistema.

En la cuadrícula Listas de precios se muestran los siguientes datos:

Lista. Código de la lista de precio creada en la opción Listas para precios de venta en donde también se les asigna un nombre a la nueva Lista creada.

Nombre. Nombre de la Listas para precios de venta creada, este nombre esta relacionado con el número del código mostrado en la columna anterior ya que al momento de darse de alta en el sistema está de acuerdo al número de folio proporcionado.

En la cuadrícula Precios de venta se muestran los siguientes datos:

Tipo. Código del precio de venta del producto estas opciones se dan de alta en Tipos de precio de venta y se les asigna un nombre de acuerdo al precio de venta asignado.

Nombre. Nombre del Precio de venta que se dio de alta en Tipos de precio de venta que se encuentran de acuerdo al número del código asignado en la opción.

P UCActual. Precio actual de la unidad de compra, que surge de la combinación del  margen del criterio de la unidad de compra y si existe alguna variación de la misma unidad.

Mrg UC. Margen de la unidad de compra, este margen sirve para calcular el precio actual de la unidad de compra, este puede variar según el criterio elegido así como la variación del precio de venta.

P UA Actual. Precio actual de la unidad alternativa, que surge entre la combinación del margen del criterio de la unidad alternativa aunado si existe una variación adicional en la misma unidad.

Mrg UA. Margen de la unidad alternativa, este margen sirve para calcular el precio actual de la unidad alternativa del producto, este puede variar según el criterio elegido así como la variación del precio de venta.

Fecha Inicial. Fecha en que inicia a utilizarse los productos actuales, es decir el inicio de la vigencia para utilizar los precios registrados, esta fecha se ingresa en el momento en que se modifican los precios de las dos unidades que maneja el sistema, la unidad de compra y alternativa.

Fecha Final.  Fecha en que finaliza o se termina de utilizar el precio actual del producto, es la vigencia para el producto registrado en ambas unidades.

Precio UC.  Se muestra o se ingresa el precio de la Unidad de compra que se desea calcular de acuerdo a los criterios de venta seleccionados, una vez que se ha calculado y se da clic en el botón guardar, este precio se posiciona directamente en el precio actual. Este precio sugerido esta en base a las configuraciones que se realizan en la opción de Lista de precio de venta.

Mrg UC. Ingrese el Margen  de la unidad de compra para definir el precio de esta unidad.

Precio UA. Se muestra o se ingresa el precio de la unidad alternativa que se desea calcular de acuerdo a los criterios de venta seleccionados, una vez que se ha calculado y se da clic en el botón guardar, este precio se posiciona directamente en el precio actual. Este precio sugerido esta en base a las configuraciones que se realizan.

Mrg UA.Ingrese el margen de la unidad alternativa para definir el precio de esta misma unidad.

 Calcula los precios del producto con base en los márgenes de lista de precio tomado como prioridad los asignados al producto (M PrdUC y M PrdUA) a los que se hace referencia las columna Mrg UC y Mrg UA en la tabla de Precios de venta.