Ruta:Seguridad \ Autorización de operaciones \ Usuarios para autorización de operaciones

Esta opción se utiliza para especificar qué transacciones van a requerir de un usuario autorizador. Para utilizar esta opción, las transacciones deberán tener activado el campo Requiere autorización en la opción de Transacciones y posteriormente configurar los usuarios que darán la autorización. La manera de restringir la transacción será de acuerdo a la operación, por ejemplo que no permitan generar un nuevo registro, modificar precios en opciones de venta, imprimir o reimprimir algún reporte, etc. Los usuarios que no requieren autorización de otro usuario para operar esas transacciones que fueron restringidas, de igual manera se deberán de registrar en esta opción. Algunas operaciones están diseñadas para una sola transacción y algunas otras funciones para varias transacciones.

Para registrar un usuario para autorización de operaciones:

1. Primero seleccione la Transacción a la cual le asignará un usuario para que la autorice.

2. Luego, elija la Operación que desea asignarle a la transacción.

3. Oprima el botón Nuevo .

4. Especifique los valores Máximo y Mínimo por operación.

5. Proporcione el código del Usuario que hará la autorización, puede consultar con la tecla F2 los nombres de los usuarios, seleccione y oprima Enter.

6. Finalmente presione el botón Guardar .

Para modificar un usuario para autorización de operaciones:

1. Primero seleccione la Transacción a la cual le hará modificaciones.

2. Luego, elija la Operación de la transacción.

3. Oprima el botón Modificar .

4. Realice los cambios necesarios.

5. Finalmente presione el botón Guardar .

Transacción. Seleccione la transacción a la que desea asignarle un usuario para autorización.

Operación. Elija la operación que desea asignarle a la transacción.

($) Modificar precios. Seleccione esta opción para pedir autorización cuando los usuarios realizan modificaciones de precios de venta a los productos por debajo de los márgenes mínimos de ganancia de los productos o mayores a los descuentos máximos permitidos en las diferentes opciones de venta como las cotizaciones de clientes, facturas, remisiones, tickets, pedidos, entre otras. Para utilizar esta operación se deberá seleccionar la transacción de Cambios de precios de venta.

(A) Autorizado. Elija este dato de la lista para que al momento de usar algún campo en una opción, pida autorización. Por ejemplo, al momento de capturar el pedido del cliente se desee entregarle la mercancía por la condición de distribución Entrega posterior, la configuración de esta condición de distribución en la opción de Condiciones de distribución, sería marcando el campo de Requiere autorización para que al momento de elaborar un pedido al usar esa condición pida autorización de otro usuario. Otro ejemplo sería en las opciones de ventas al seleccionar una condición de pago que tenga marcado el campo de Requiere autorización, al elaborar una venta también pedirá autorización.

(C) Cancelado. Seleccione esta opción para no permitir cancelar documentos fiscales a menos de que sea por una razón importante y que el gerente o el usuario que autorice esté enterado de que se desea realizar esta cancelación, por ejemplo, al cancelar una factura, una aplicación de pago o nota de crédito.

(D) Descuento en Ventas. Opte por este dato para restringir a los usuarios de ventas que puedan otorgar descuentos a los clientes en las opciones de facturas, remisiones, tickets, pedidos, etc. En dado caso de que se desee autorizar al usuario se debe configurar un usuario autorizador. Estos descuentos se alimentan en las opciones de Clientes, Criterio de precios de venta, Usuarios y Tipos de precios.

(E) Entrada por cancelación. Utilice esta operación para que cuando se manejan localizaciones dinámicas y al cancelar un documento en donde se incluyan estos productos se tenga que reubicar al entrar otra vez al inventario.

(F) Liberar. Elija esta operación para no permitir a los usuarios cancelar una devolución del proveedor si es que no se ha aplicado la devolución a la factura.

(G) Margen. Seleccione la operación para no permitir en las opciones de venta a los usuarios vender debajo del margen establecido en el Criterio de precio de venta.

(I) Inicializar. Opte por esta operación para cuando se realice un aumento de inventario o transferencia para ajustar el inventario, cuando se realice un registro de inventario físico, pida autorización, esto se restringe al usuario para que deje realizar registros de este tipo ya que el sistema realiza estas operaciones para cuadrar el inventario.

(J) Cancelar CFDI sin timbrar. Utilice esta opción para que si algún usuario desea cancelar un documento fiscal y no se haya timbrado, el sistema exija autorización para realizar esta operación. Esta operación se utiliza en la cancelación de CFDI (cualquiera) cuando se requiere relacionar CFDI y no tiene disponible.

(K) Modifica código. Esta opción se utiliza solamente con la transacción Aplicación de pago, y se requiere autorización para que no se pueda aplicar un pago con forma de pago transferencias a diferentes clientes al de la forma de pago y en caso de querer aplicarlo a otro cliente, solicite autorización de un usuario.

(L) Lista de precios. Elija esta operación para que cuando se decida restringir a los usuarios de que puedan cambiar las listas de precios, tomando en cuenta que para que pueda cambiarla, el usuario debe tener marcado el campo de Cambia lista de precios en la opción de Usuarios, sin embargo hay ocasiones en las que es muy esporádico cambiar la lista y se requiere que pida autorización para hacer ese cambio.

(M) Modificado. Seleccione esta operación para que cuando se requiera que el gerente revise cuando los demás usuarios requieren revisar las modificaciones que realizarán en los documentos de ventas, por ejemplo al elaborar un pedido y que el cliente indique alguna modificación en el mismo, entonces para modificarlo por el usuario se va a requerir autorización de algún gerente.

(N) Nuevo. Utilice esta operación para que al realizar un nuevo registro en alguna opción sea revisado y autorizado por otro usuario. Por ejemplo que no permita elaborar Aumentos de inventario, Disminuciones de inventario, Clientes, Empleados, Proveedores, etc.

(O) Contenido producto. Es delicado cambiar el contenido del producto, ya sea la unidad en la que se compra y se vende como el contenido de la misma, de manera predeterminada nadie deberá de cambiar el contenido del producto una vez guardado, así que se deberá de configurar un usuario para que sea el que realice esta modificación o bien para que autorice a otros usuarios para que puedan hacerlos. Se utiliza para la opción de Productos.

(P) Impresión. Seleccione esta operacion para restringir a los usuarios de que puedan imprimir documentos que son confidenciales, en dado caso de que se requiera imprimir pedirá autorización a algún usuario configurado en esta opción.

(Q) Caducidad. Elija esta operación cuando requiera que pida autorización para vender o recepcionar los productos que ya se encuentren caducados o estén próximos a caducarse.

(R) Reimpresión. En ocasiones se requiere reimprimir algún documento importante, para evitar esta cuestión utilice esta operación para restringir a los usuarios de que lo hagan otra vez.

(S) Incluir Productos sin inv. Utilice esta operación para que al realizar alguna operación de venta, no permita a los usuarios incluir productos que no tengan inventario, aunque tenga activado el campo de Permite inventario negativo.

(T) Tolerancia. Emplee esta operación para que en algunas opciones en donde se tenga fija alguna cantidad y se necesite otra cantidad diferente permita requerir autorización. Por ejemplo, cuando se configuran los días mínimos de caducidad para la recepción o venta de los productos.

(U) No autorizado. Seleccione la operación para el registro de operaciones que se marcan como no autorizadas como: Órdenes de compra y pedidos de clientes.

(Y) Fecha menor.  Elija esta operación cuando requiera validar que no permita guardar algún pago a proveedor cuando la fecha de depósito sea menor a la fecha de factura del proveedor ya que por fines contables se requiere que sea la misma fecha.

Usuario. Ingrese el código del usuario que va a establecer para la autorización.

Máximo. Proporcione la cantidad máxima por operación a autorizar.

Mínimo. Indique la cantidad mínima por operación a autorizar.

Datos exigibles a la hora de autorizar una operación

Dato 1...5. Ingrese los datos que se requieren alimentar al momento de que se vaya a autorizar una operación.

En la cuadrícula Usuarios para autorización, muestra los siguientes datos.

Usuario. Código del usuario.

Nombre. Nombre del usuario que va autorizar la operación.

Máximo. Monto máximo que podrá autorizar el usuario.

Mínimo. Monto mínimo que podrá autorizar el usuario.

Dato 1...5. Datos que se requieren alimentar al momento de que se vaya a autorizar una operación.