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En esta opción se registran todas las personas que tendrán permiso para utilizar el sistema BMS, definiendo algunos parámetros que indican la forma en que cada usuario manejará ciertas operaciones de ventas y reportes, especificando el equipo en el que estará trabajando, a qué establecimientos tendrá acceso, si tendrá facultades como: modificar los precios de venta, cambiar listas de precios, crear precios especiales, cambiar el vendedor en ventas, entre otros parámetros. Además como usted puede enviar reportes de manera automática, también podrá definir el correo en el usuario.

Para registrar un nuevo usuario:

1. Primeramente presione el botón Nuevo .

2. Luego ingrese el nombre del usuario.

3. Posteriormente proporcione los datos necesarios como: Equipo, Flexibilidad PV, Estab, Desc. Máx, entre otras especificaciones.

4. Por último presione el botón Guardar  para almacenar el usuario en el sistema.

Para modificar o cancelar un usuario:

1. Primero oprima el botón Modificar .

2. A continuación modifique los datos necesarios del usuario y si desea cancelarlo cambie el Status a Cancelado.

3. Finalmente presione el botón Guardar  para actualizar los datos.

Filtro que se puede aplicar para el usuario en algunos reportes, donde desee limitar el acceso a la información. Supongamos por ejemplo que tenemos un Vendedor que deseamos darle acceso al reporte de ventas, pero no queremos que vea las ventas de otros vendedores ni de toda la empresa, es decir solamente los de un establecimiento; si aquí le proporcionamos un filtro para este vendedor, al entrar a la opción de ventas, ya le aparecería el filtro predeterminado, de tal manera que no puede ver las ventas más que dé el mismo.

En la pestaña  Datos Generales, se muestran los siguientes datos:

Usuario. Ingrese el nombre del usuario.

Bandeja de mensajes. Indique cómo desea que aparezca la bandeja de mensajes para este usuario. BMS maneja la posibilidad de mensajería interna en el sistema, la cual se puede configurar de las siguientes maneras:

a) Inicio automático y se cierra por el usuario. La bandeja de mensajes aparecerá automáticamente al entrar en sesión y el usuario podrá cerrarla cuando lo desee.

b Inicia y se cierra por el usuario. Puede tanto iniciar como cerrar la bandeja de mensajes cuando sea necesario.

c) No tiene acceso. El usuario definitivamente no podrá acceder a la bandeja de mensajes, de hecho si tratara de hacerlo, el sistema mandará el mensaje "Usted no tiene acceso a la bandeja de mensajes".

d) Inicio automático y no se cierra por el usuario. Aparecerá automáticamente la bandeja de mensajes al entrar en sesión, pero no podrá cerrarla, a ménos que se cierre la sesión o se salga del sistema BMS.

Equipo. Seleccione el equipo en que trabajará normalmente el usuario. Este dato opera en conjunto con  Limitado Equipo que se explica más adelante.

Aviso MN. Especifique de qué manera avisará el sistema al usuario, que tiene mensajes nuevos en la bandeja de entrada.

Nota: Para que este parámetro funcione es necesario tener la bandeja de mensajes abierta para que el sistema notifique de acuerdo a la configuracion.

Estab. Elija el establecimiento en el que trabajará el usuario, y al ingresar a BMS éste le aparecerá en automático, podrá cambiarlo si el parámetro  Multi Estab que se explica más adelante, está activado.

LPV Mín. Elija la lista de precios para venta mínima y el usuario no podrá vender por debajo de esta lista.

Flexibilidad PV. Indique el tipo de flexibilidad que se utilizará para el usuario en las operaciones de ventas, que puede ser una de las siguientes opciones:

a) Ambos sentidos. El precio se puede modificar tanto hacia arriba como hacia abajo, pero siempre verificando los márgenes del Criterio de precio de venta asignado al producto.

b) Incrementar. Se puede modificar el precio solo hacia arriba, pero siempre verificando los márgenes del Criterio de precio de venta  asignado al producto.

c) Disminuir. Únicamente puede modificar el precio hacia abajo, pero siempre verificando los márgenes del Criterio de precio de venta asignado al producto.

d) Libre sin verificar márgenes. Podrá modificar el precio tanto hacia arriba como hacia abajo, sin verificar los márgenes del Criterio de precio de venta asignado al producto.

e) No hay flexibilidad. No se podrá modificar el precio, ni hacia arriba ni hacia abajo, sin embargo se podrá incrementar y disminuir el descuento.

f) No, estricta. No se podrá modificar el precio de venta y el descuento, ni siquiera con autorización.

g) La del cliente. El precio se podrá modificar según la flexibilidad seleccionada para el Cliente.

Nota. La flexibilidad del precio definida aquí, trabaja de manera conjunta con la definida para el Cliente y el Tipo de precio, de la siguiente manera.

Cuando para el Usuario se selecciona flexibilidad del cliente, se toma obviamente la flexibilidad seleccionada para el Cliente, pero si para el Usuario se selecciona cualquier otro tipo de flexibilidad, ésta sustituye siempre a la del cliente, de tal manera que finalmente se decide entre dos flexibilidades solamente, la del Cliente (del usuario si se sustituyó) y la del Tipo de precio, siempre aplicándose la más restrictiva, salvo en el caso de Libre sin verificar márgenes, donde con cualquiera de los dos que sea libre, quedará libre la operación.

En la tabla siguiente, se muestra cómo funcionaría en cada caso.

Dado estas facilidades, podemos solucionar entre otros, casos como los siguientes:

a) El propietario desea manejar los precios de manera libre, aunque él no es de las operaciones de facturación, desea que cuando él esté atendiendo personalmente al cliente, tener la facultad de poner cualquier precio. Seleccionando para su usuario Libre sin verificar márgenes, podría el ofrecer cualquier precio sin ninguna restricción, mientras que para los demás usuarios, seguiría con las verificaciones normales según la flexibilidad definida para ellos.

b) Poner un precio inicial de Remate de un producto, el cual deseamos dejarlo libre para negociar para arriba o para abajo, aunque se venda con la utilidad que sea, ya que lo que queremos es darle salida al producto. En este caso la flexibilidad (Libre) del tipo de precio ayudaría para ello, ya que permitiría negociar cualquier precio para el producto, en cualquier cliente y por cualquier usuario, pero solamente en ese tipo de precio.

Vend Vta default. Indique el vendedor que aparecerá por default al hacer un Pedido, Factura o Remisión. Este dato es especialmente útil cuando son vendedores de mostrador, ya que la venta se le asigna al que lo atendió, independientemente del vendedor que tenga asignado el cliente de manera fija. Si deseamos que tome siempre el vendedor que ya tiene asignado el cliente, pondremos en este dato Sin vendedor default. Si una computadora se utiliza como punto de venta y a ella tienen acceso varios vendedores, entonces podríamos seleccionar Vendedor múltiple, para que así cada vendedor puede asignarse su venta de manera personal a la hora de elaborar Pedidos, Facturas y remisiones.

 SNC. Accione este campo para que se le asigne el vendedor a la venta, solo si el cliente no tiene uno asignado.

Desc. Máx. Ingrese el descuento máximo que puede otorgarse manualmente en operaciones de venta. No es el descuento en condiciones de venta.

Tipo usuario. Seleccione el tipo de usuario, ya sea Administrativo, Gerencial, Pedidos y Ventas.

Extensión. Ingrese el número de extensión telefónica.

Status. Estado del usuario, el cual debe ser "Vigente" para que tenga acceso al sistema. Si desea que este usuario ya no acceda al sistema, seleccione Cancelado.

Status ubicación. Estado que tiene el documento, los cuales se dan de alta en Status de ubicación.

 Operando. Campo que está marcado si el usuario está operando en este momento. Este dato no debe modificarse, ya que se actualiza al entrar cada usuario. En la opción Parámetros generales, se encuentra el dato Una sesión por usuario, que si se activa, el sistema marca en este dato (Operando) cuando entra el usuario, y si este quiere volver a entrar al sistema en cualquier otro equipo, ya no le permite.

 Limitado Equipo. Marque este campo para indicar que el usuario, está limitado a trabajar solamente en el equipo especificado.

 Ayuda. Active este campo para que el usuario pueda acceder a la ayuda del sistema a través de la tecla F1 en la opción donde se encuentre.

 Personalizar. Seleccione este dato para que BMS le permita personalizar las cuadrículas de información en colores, tipos de letra, estilo, etc. Si este parámetro no se activa, indica que el usuario no puede personalizar la apariencia de sus pantallas. Al activarlo le mostrará el campo (aquí ponga la imagen del engrane) en la pantalla de inicio de BMS.

 Checador Libre. Accione este campo para que el usuario pueda checar con día y hora libre.

 Estab Seleccionable. Active este campo para que el usuario pueda seleccionar el establecimiento al entrar. Al entrar al sistema, todo usuario tiene que entrar con el establecimiento que se especifica para él, según se explicó anteriormente en el dato Establecimiento, pero si deseamos que pueda seleccionar el establecimiento, active este dato. Los usuarios siempre trabajan en el sistema bajo un establecimiento, ya que BMS es un sistema de Múltiples establecimiento y registra las operaciones por establecimiento, con folios distintos para las operaciones de ventas, compras, etc.

 Multi Estab. Para poder operar en diversos establecimientos, así como también realizar aplicación de pagos, marque este dato.

 Exige Recepción Mercancía. Accione esta dato para que se exija recepción de mercancía de proveedores para el pago de las facturas. De lo contrario el sistema no mostrará ningún documento a pagar en la opción Pagos a proveedores.

 Cambia plazo.  Marque este campo para que el usuario pueda cambiar el plazo al hacer un Pedido, Factura o Remisión. El plazo se establece de manera automática al plazo definido para el Cliente, y se podrá cambiar de acuerdo a lo definido en este dato.

 Cambia vendedor. Seleccione esta campo para que el usuario pueda cambiar el Vendedor al hacer un Pedido, Factura o Remisión.

 Cambia lista de Pecios. Active este dato para que el usuario pueda cambiar la Lista de precios al hacer Pedido, Factura o Remisión. La lista de precios se establece de manera automática a la Lista definida para el cliente, y se podrá cambiar de acuerdo a lo definido en este dato.

 Modifica costo. Seleccione este campo para que el usuario pueda modificar los costos en las opciones: Productos en un establecimiento y Un producto en establecimientos, donde se muestra el costo promedio de los productos, que se puede modificar sólo en casos extremos por alguna necesidad de compras o algo especial, y si éste dato se marca indica que el usuario puede modificar el costo en las opciones antes mencionadas..

 Precios especiales. Marque este campo para que el usuario pueda hacer cambios de precio especiales. En la opción de Tipos de precio de venta, se explica lo de precios especiales, además vea la opción Cambios de precios de venta. El Tipo de precio de venta 1, siempre se toma como normal, y el resto los toma siempre como especiales. En la opción Criterios de precios de venta, se muestra el margen mínimo normal que se utiliza para el Tipo 1, y el margen mínimo para los otros tipos de precio. Cuando deseamos restringir que el usuario pueda alimentar solo precios normales (Tipo 1), desactivaremos este dato, pero si de lo contrario deseamos que el usuario puede alimentar cualquier Tipo de precio (Oferta, Remate, Aniversario, etc.), activaremos este dato.

 Maneja no disponible. Accione este campo para que el usuario maneje inventario no disponible.

 Paga de caja. Seleccione este dato para que el cajero tenga acceso para pagar a proveedores del efectivo que se encuentra en la caja.

 Cambia cliente. Active este campo para que el usuario pueda seleccionar un cliente diferente al predeterminado, en las opciones de ventas.

 Bloqueado. El dato se activa de manera automática al exceder el número de intentos permitidos al iniciar sesión en el sistema. Éste parámetro se encuentra dado de alta en la opción Configuracion de Parámetros con el número 47.

Inicio de operación. Ingrese la hora en que inicia la operación.

Fin de operación. Indique en qué hora finaliza la operación.

Empleado. Alimente el código de empleado del usuario.

Contraseña

1234567890. En BMS, nadie puede conocer la contraseña de otro usuario, ni por fuera del sistema, ni a través de SQL Server, ya que las contraseñas están encriptados. Con este botón, se establece la contraseña default 1234567890, para que el usuario pueda entrar al sistema por primera vez con esta contraseña. Supongamos que al usuario se le olvidó la contraseña y no puede entrar al sistema, la solución es establecerle la default con este botón, y el usuario ya puede entrar al sistema. Con la contraseña 1234567890, el usuario no puede trabajar en el sistema, solo puede entrar para cambiar su contraseña, y una vez especificada su contraseña definitiva, puede entrar al sistema normalmente.

 Cambiar Contraseña. Indica si el usuario puede cambiar la contraseña el mismo. Al entrar a BMS, si este parámetro está activado, al usuario se le permite cambiar su contraseña. Es útil estar cambiando la contraseña de vez en cuando, con el fin de que si otros usuarios nos han visto teclearla, o se la hemos confiado a alguien por una emergencia, etc., podamos otra vez hacerla confidencial. La contraseña es muy importante que la conserve usted completamente confidencial, ya que BMS registra todas las operaciones que hacen los usuarios, pudiéndose delimitar responsabilidades en casos necesarios.

Fecha. Fecha en la que se cambió por última vez la contraseña.

Días. Ingrese los días de duración de la contraseña, el número "Cero" indica que día indefinido.

 Presione el botón para invertir la selección en la tabla de establecimientos.

En la primer cuadrícula se muestran los siguientes datos:

Establecimiento. Código del establecimiento.

Nombre. Descripción del establecimiento.

Acceso. Marque este dato del establecimiento al que tiene acceso el usuario.

En la cuadrícula Usuarios, se muestran los siguientes datos:

Usuario. Código del usuario.

Nombre. Denominación del usuario.

Equipo. Código del equipo en el que trabaja el usuario.

Lim equipo. El usuario solamente utilizará un equipo cuando aparece la palabra True. Si aparece la palabra False el usuario podrá trabajar en cualquier equipo.

Operando. Cuando muestra la palabra True, el usuario está operando en ese momento, si aparece False, el usuario no se encuentra operando.

Establecimiento. Código del establecimiento.

Vendedor. Número de vendedor.

Status. Estado actual del usuario.

En la pestaña Datos adicionales, se muestran los siguientes datos:

Datos para Email

Email. Escriba la dirección de correo electrónico del usuario.

Contraseña. Ingrese la contraseña del correo electrónico del usuario.

SMTP. Alimente el servidor del correo electrónico proporcionado.

Puerto SMTP. Digite el puerto que usará para comunicarse con el servidor.

Protocolo seguridad. Seleccione protocolo de seguridad SSL (Security Sockets Layer) de tipo TSL (Transport Layer Security) o Default. Manejando objeto MG.BMSEmail.

Metas Prospectación

Llamadas. Determine el número de llamadas a realizar diariamente para cumplir la meta.

Citas. Especifique la cantidad de citas de cierre a realizar diariamente para cumplir la meta.

Correos. Proporcione el número de correos de información a enviar diariamente para cumplir la meta.

Llamadas seguimiento. Alimente la cantidad de llamadas para seguimiento de visitas reales, que se realizarán diariamente para cumplir la meta.

En la pestaña Condiciones de pago, se muestran los siguientes datos:

En la cuadrícula se muestran los siguientes datos:

Condición. Código de la condición de pago.

Nombre. Descripción o designación de la condición de pago.

Cotizaciones. Seleccione si en la opción de cotizaciones a clientes se podrá utilizar  o no la condición de pago seleccionada.

Pedidos. Indique si en la opción de pedidos a clientes se podrá utilizar o no la condición de pago seleccionada.

FyR_Pedidos. Elija si en la opción Facturas y remisiones de pedidos de clientes se podrá utilizar o no la condición de pago seleccionada.

FyR_libres.  Determine si en la opción de facturas y remisiones se podrá utilizar o no la condición de pago seleccionada.

Punto_Venta. Especifique si en el punto de venta se podrá utilizar o no la condición de pago seleccionada.

En la pestaña Equivalencia catálogo, se muestran algunos datos y una cuadrícula con el mismo nombre.

Transacción. Las transacciones que se utilizarán en esta opción son Choferes y ayudantes, Cobradores, Compradores, Coordinadores, Empleados, Promotores, Repartidores, Supervisores, Surtidores, Vendedores.

 Presione el botón puede realizar una nueva equivalencia.

Código. Código de la transacción.

Nombre. Descripción del código seleccionado.

En la cuadrícula Equivalencia catálogo,  se muestran los siguientes datos:

Transacción. Nombre de la transacción.

Código. Código del chofer o ayudante, cobrador, comprador, coordinador, empleado, prromotor, repartidor, vendedor, etc. según la transacción.

Nombre. Nombre del chofer o ayudante, cobrador, comprador, coordinador, empleado, prromotor, repartidor, vendedor, etc. según la transacción que correspopnda.