Ruta:Distribución \ Embarques por documento \ Embarques.

Ruta:Distribución \ Embarques por documento \ Modificación y cancelación de embarques.

El embarque es la acción de cargar las mercancías sobre los medios de transporte En ésta opción usted podrá hacer embarque de mercancía, seleccionando la línea fletera, el camión, chofer, ayudante, la mercancía que desea incluir, y anticipo para gastos del viaje. En esta opción se realizaran los  embarques si desea hacer una modificación o cancelación se realizan en Modificación y cancelación de embarques.

Para registrar un embarque:

1. Seleccione los documentos de la mercancía que desea embarcar, en la columna Incluir de la cuadrícula Transacciones.

2. Puede utilizar el filtro para que le muestre los documentos que desea en la opción Asignación de carga (oprima el botón Actualizar , después de haber proporcionado el filtro), o bien que le muestre todos los documentos seleccionados que su mercancía esta pendiente de embarcar, oprimiendo el botón Actualizar  .

3. Proporcione los datos requeridos.

4. Presione el botón Guardar .    

En la cuadrícula Transacciones muestran los siguientes datos:

Documento. Es el tipo de  documento que se incluirá en el embarque, ya sean tickets, facturas, remisiones, órdenes de compra, entre otras.

Casilla de verificación Incluir. Aquí puede seleccionar el  tipo de documento que se desea incluir en el embarque.

Casilla de verificación Regreso. Es para seleccionar el tipo de  documento que se desea incluir en el embarque de regreso.

Filtro. Muestra el filtro seleccionado para ese  tipo de documento.

Nota. El filtro que se muestra en la barra de herramientas superior se seleccionara de acuerdo al documento donde se encuentre posicionado, son sólo para seleccionar los documentos que deseamos tener como posibilidad para asignar la carga al vehículo, es decir, no se asignan automáticamente como carga al darle refrescar. Si no proporciona filtro, indica que seleccionará todos los documentos (según las casillas activadas) pendientes de embarcar. Cuando un documento es elaborado, queda como pendiente de embarcar, a menos que el cliente o establecimiento tenga el parámetro Recoge Mercancía activado, indicando con esto que recogen la mercancía de manera personal y por lo tanto no debe embarcarse.

Multi Estab.  Indica si se puede cargar documentos que no correspondan al establecimiento en el que estemos operando.

 Muestra la opción Asignación de carga para seleccionar los documentos a embarcar.

Nota.  Si al estar asignando carga, algún documento aparece como pendiente de embarcar y no debería porque el cliente lo recogió, o no aparece como pendiente y debería aparecer, puede cambiar esta situación para el documento en la opción Modificación de Status de no embarque.

Si tiene alimentados Mapas y Ubicaciones de clientes en dichos mapas, quizá desee cargar lógicamente según esas ubicaciones, si es así, active   Cartografía  para cargar de esa manera.

Para iniciar la asignación de carga, presione  Cartografía. Si maneja cartografía, le aparecerá el mapa y botones pequeños que le indicarán la ubicación de los clientes que tienen documentos pendientes de embarcar, y con solo presionar estos botones, le aparecerá la ubicación mas interna del cliente o la pantalla de Asignación de carga.

Nota. La ubicación mas interna, se refiere a cuando se tienen varios mapas que dependen unos de otros según se explica en la opción Mapas, de tal manera que cuando un cliente esta ubicado en una población de la cual esta alimentado el plano, pero que a su vez este plano depende de un mapa mas general, primero aparece el botón donde se ubica la población dentro del mapa principal, y al presionar este botón, ahora aparecerán los clientes ubicados en el plano de dicha población, donde si presionamos estos botones, ahora si mostrara la pantalla de Asignación de carga.

Ahora debe especificar los datos de vehículo, chofer, etc., según se indica a continuación.

Línea. Indica si el camión que se desea cargar es propio o es de una línea fletera, si es una línea fletera active esta opción. Al cambiar esta opción, automáticamente le muestra los vehículos fleteros ó propios según sea el caso,  así como los chóferes y ayudantes. Usted puede proporcionar el código del proveedor de la línea fletera o buscarlo con F2, y después de presionar Enter, automáticamente le mostrará la razón social del proveedor. Las líneas fleteras se definen en la opción Proveedores a través de activarle el dato Línea fletera.

Vehículo. Selecciona el vehículo. Al seleccionar el vehículo, le aparecerán los datos modelo, marca y placas, además del chofer asignado en la opción Equipos.Si desea agregar un vehículo fletero, presione el botón Nuevo  el cual le mostrará la opción Vehículos fleteres (Esta opción solo está disponible cuando es una línea fletera).

Total Docum. Número de documentos que fueron seleccionados.

Modelo. Modelo del vehículo.

Placas. Placas del vehículo.

Cortina. Cortina o puerta del centro de distribución donde se cargará el embarque, las cuales se definen en Cortinas y puertas de acceso.

Marca. Marca del vehículo. 

Anticipo.  Importe de dinero que se le entrega al chofer como anticipo del embarque para sus gastos. Este anticipo es tomado en cuenta en la Liquidacioón del embarque.

Remolque 1. Indique el remolque 1 en caso de utilizar uno.

Placas. Placas del remolque 1.

Remolque 2. Indique el remolque 2 en caso de utilizar uno.

Placas. Placas del remolque 2.

Repartidor. Código y nombre del repartidor, dados de alta en la opción de Repartidores.

En la cuadrícula se añaden los choferes y ayudantes que efectuarán el embarque se muestran los siguientes datos:

Chofer. Es el chofer del camión que llevara el embarque, y usted puede agregar los choferes que desee, seleccionándolo de la lista y presionando el botón Nuevo .Si desea agregar un chofer, presione el botón   el cual le mostrará la opción Choferes fleteros para que lo dé de alta, ( Esta opción solo está disponible cuando es una línea fletera).

Ayudante. Es el Ayudante de chofer que llevará el embarque, y usted puede agregar los ayudantes que desee, seleccionándolo de la lista y presionando el botón  .

  En este botón puede eliminar un chofer o un ayudante de la lista que usted ya haya asignado; para hacerlo usted debe seleccionar en la cuadrícula de Choferes y ayudantes, el chofer o ayudante que desea eliminar y presionar este botón.

Los datos de capacidad de peso y volumen del vehículo, se definen en los Tipos de vehículos y en los Equipos se define como vehículo a través del dato Tipo de vehículo.

Capacidad de Peso y Vol. Capacidad de peso del vehículo, la cual se toma según el tipo de vehículo asignado al equipo, y que se alimentó en ese tipo de vehículo en la opción Tipos de vehículos y la capacidad de volumen del vehículo, la cual se toma según el tipo de vehículo asignado al  equipo, y que se alimentó en ese tipo de vehículo en la opción Tipos de vehículos.

Mercancía Peso y Vol. Total dePeso y Volumen de los documentos que están pendientes de cargar.

% de Peso y Volumen. Es el porcentaje de la mercancía con respecto a la capacidad del vehículo, para saber si alcanza para la mercancía de los documentos seleccionados.

En la cuadrícula Choferes y ayudantes aparece los siguientes datos:

Código. Código del chofer o ayudante.

Nombre. Nombre del chofer o ayudante.

Tipo. Indica si es chofer o ayudante.

Celular. Número de celular del chofer o ayudante.

Folio. Folio del embarque.

Fecha. Es la fecha de elaboración del embarque, esta fecha puede ser alimentada para los casos cuando el embarque realmente se realizó con anterioridad, pero por algún motivo no se elaboró en línea en el sistema, así de esta manera la fecha quedaría según se alimente aquí. Internamente el sistema guarda también la fecha de captura, que es la fecha de cuando se guarda.

Fecha de inicio terminación del proceso de carga (De A). Fecha,  hora en la que iniciaron y terminaron el proceso de  cargar el camión.

Fecha de salida y regreso (De A). Fecha,  hora de salida y regreso del camión con la mercancía.

Nota. Los datos I/T carga y Salida/R  se pueden alimentar en la modificación de embarques, ya que se saben hasta el final, y son útiles para sacar estadísticas de tiempo de carga y salida.

Días regreso.  Días aproximados para que regrese el vehículo.

Lectura. Lectura del odómetro del vehículo, con el fin de calcular el recorrido real del embarque a la hora de la liquidación del embarque.

 Guarda la fecha y hora de regreso del embarque.

Recorrido. Indica la forma como se efectuará el cálculo del recorrido teórico del embarque, que puede ser una de las siguientes opciones:

a) Por cliente. Indica que el cálculo del recorrido se efectuará entre clientes y domicilios, es decir, cada vez que cambie el cliente o el domicilio para consignación, el sistema verificará la Distancias entre cliente y Domicilio para consignación y la sumará al recorrido. El sistema busca una distancia alimentada entre el cliente y domicilio que se está revisando, y el cliente y domicilio de la siguiente factura, si no existiera distancia entre estos, buscará entonces cambiando el orden del cliente y domicilio, es decir, una distancia entre el cliente y domicilio de la siguiente factura, y el cliente y domicilio de la factura que se está revisando. En otras palabras, si se tienen el Domicilio en Guadalajara para la factura que se está revisando, y México para la siguiente factura, buscará la distancia entre Guadalajara y México, si no la encuentra, buscará ahora la distancia entre México y Guadalajara.

b) No calcular. Indica que no se efectuará el cálculo de recorrido teórico, quizá porque no se tengan alimentadas las Distancias entre poblaciones ni las Distancias entre clientes y domicilios para consignación. Si este es el caso, es recomendable seleccionar esta opción para que el sistema no intente hacer estos cálculos y consuma tiempo de proceso de manera inútil.

c) Por población. Indica que el cálculo del recorrido se efectuará entre poblaciones solamente, es decir, cada vez que cambie la población entre un cliente y otro, el sistema verificará la Distancia entre estas dos poblaciones y la sumará al recorrido. El sistema busca una distancia alimentada entre la población del cliente de la factura que se está revisando y la población del cliente de la siguiente factura, si no existiera distancia entre ellas, buscará entonces cambiando el orden de las poblaciones, es decir, una distancia entre la población del cliente de la siguiente factura, y la población del cliente de la factura que se está revisando. En otras palabras, si se tienen la población Guadalajara para el cliente que se esta revisando, y México para el siguiente cliente, buscará la distancia entre Guadalajara y México, si no la encuentra, buscará ahora la distancia entre México y Guadalajara.

Nota. Para los puntos a y b, se sigue siempre el orden de asignación de los documentos.

Repartos de salida/Regreso Indica los repartos de salida y de regreso diferentes del embarque. Este número es calculado sumando los clientes y domicilios para consignación diferentes siguiendo el orden de asignación de carga en el embarque. En otras palabras, no son necesariamente los clientes y/o domicilios para consignación diferentes en el embarque, ya que si un cliente o domicilio tiene documentos asignados no seguidos de tal manera que tiene otros clientes o domicilios en medio, puede contar mas de una vez, ya que se asume que se reparte de acuerdo a la asignación, indicando con esto que se entregó a ese cliente, luego a otros, y después se regresó con ese mismo cliente.

Origen. Indica la población origen del embarque.

Destino. Indica la población destino del embarque.

Exige carga.  Exige documentos a embarcar, Si no se activa, podrá elaborar un embarque sin carga, para los casos cuando desea enviar por un paquete o cualquier otro asunto.

Documentos incluidos. Muestra el número total de documentos incluidos en el embarque.

Productos de devolución. Indica que se mostrarán los productos de las devoluciones al imprimir el embarque.

Tipo de carga. Aquí se define el tipo de carga, es decir, si el producto o carga es cartón, cajas, papel, sacos etc.

Tipo embarque. Tipo de embarque de los definidos en la opción Tipos de embarque.

Utilización del vehículo según valores. Aquí se puede seleccionar Salida o Regreso. Salida es según los valores de la mercancía que lleva el vehículo de nuestra empresa hacia clientes , establecimientos y proveedores. Regreso es según los valores de la mercancía que trae el vehículo de clientes , establecimientos y proveedores hasta nuestra empresa. En la cuadrícula de transacciones, se define cuales son de salida y cuales de regreso. Si la columna Regreso esta desactivada, se considera salida. A continuación aparece la utilización en dos aspectos.

Peso. % de utilización del vehículo según el peso de la mercancía y la capacidad de peso del vehículo.

Volumen. % de utilización del vehículo según el volumen de la mercancía y la capacidad de volumen del vehículo.

En al parte superior, se encuentran los siguientes botones que pueden utilizarse una vez guardado el embarque.

  Muestra la opción Concentrado de products de un embarque / orden de carga.

  Muestra la opción de Alimentación de gastos de embarque.

 Este aparece desactivado al entrar a la opción, al activarlo entrará de manera automática al guardar el embarque a la opción de Alimentación de gastos de embarque.

  Muestra la opción de Datos de cliclos de venta donde se pueden alimentar las fechas aproximadas de arribo de la mercancía con el cliente.

 Es para imprimir el vale de anticipo de gastos del embarque.

 Muestra la opción de Asignación de personal de embarque.

 Muestra la opción de Contenedores de surtido de mercancía de un embarque. 

 Muestra la opción Asignación de equipo de carga.

Para elaborar la carta porte presione este botón y accederá a la opción de Complemento carta porte.