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Cada transacción representa una operación del sistema que debe llevar folio, quizá por establecimiento o general para la empresa, según como sea definida en la opción Transacciones. Las transacciones son definiciones genéricas de las operaciones, y por cada una de ellas, existirá cuando menos un registro de folios en esta opción, para llevar el consecutivo del folio de la transacción.

 En esta opción puede haber un registro para cada establecimiento si la transacción es por establecimiento, si no es así, existe solamente uno y se instituye en el establecimiento 1.

Al entrar en - esta opción, le aparecen automáticamente los registros de folios del establecimiento con el que entró a BMS, de tal manera que para modificar folios de un establecimiento en particular, debe entrar con ese establecimiento.

Nota: Cuando se registra un nuevo establecimiento, a cada transacción se debe asignar el folio  número 1, para hacer esto primero presione el botón Nuevo , luego oprima el botón Guardar  para que se generen todas las transacciones.

Las razones por las que puede no estar un registro de folios en el establecimiento con el cual entró a BMS, pueden ser una de las siguientes:

1) Es un nuevo establecimiento y no se le han generado los registros de folios correspondientes.

2) Es una nueva transacción que se creó con motivo de una actualización a BMS y no se ha generado para este establecimiento.

3) Es una transacción que anteriormente se manejaba como No por establecimiento, se modificó la transacción para que fuera Por establecimiento y ahora tenemos que agregar el registro aquí para este establecimiento.

Para modificar una transacción:

1. Proporcione el número de la transacción o bien, posiciónese en el registro de la cuadrícula que desea Modificar.

2. Presione el botón Modificar .

3. Modifique los datos necesarios.

4. Para guardar los cambios presione el botón Guardar .

Para cancelar una transacción:

1. Proporcione el número de la transacción o bien, posiciónese en el registro de la cuadrícula que desea Modificar.

2. Presione el botón Modificar .

3. Cambie el status de la transacción a "Cancelado".

4. Para guardar los cambios presione el botón Guardar .

Transacción. Ingrese la transacción o bien oprima la tecla F2 para consultar el nombre de la transacción.

Nombre. Nombre de la transacción.

Status. Seleccione en la lista desplegable el status actual del folio.

Folio. Folio de la siguiente operación con esta transacción.

Relleno. Indique con cuántos caracteres será rellenado el folio definitivo de la operación. Supongamos que el folio que sigue es 34, si usted tiene relleno = 0, el folio definitivo será simplemente 34, pero si tiene relleno 6, su folio definitivo será 000034, es decir, será siempre de cuando menos 6 caracteres, con ceros a la izquierda de relleno.

Días reimpresión. Ingrese los días para ordenar la reimpresión.

No. copias. Especifique el número de copias.

Máx. reng. Determine el máximo de renglones que puede contener la forma preimpresa. Este dato se utiliza solamente en las formas preimpresas, tales como facturas, remisiones, notas de crédito, notas de cargo, cheques, etc. En el caso de facturas y remisiones, si lo que se desea facturar tiene más renglones de los que puede contener la forma, automáticamente genera tantas facturas como sea necesario; en otras formas, solo permite hacer el documento por los renglones especificados aquí, y debe hacerse otra operación para completar los renglones que hayan faltado. Si se especifica cero en este dato, indicará que el número de renglones es ilimitado.

Último folio preimp. Proporcione el último folio preimpreso.

Días expiración. Agregue los días en que se solicita que se expire la transacción seleccionada, por ejemplo si en la transacción de las órdenes de compra se agregan 30 días para que expiren, al momento de estar elaborando una orden de compra, automáticamente se agregará la fecha de expiración tomando en cuenta la fecha actual más los días anexados en esta opción.

Formatos

Indica el nombre del formato de reporte que se usará para imprimir el reporte de la operación. Este dato se utiliza solamente en operaciones que llevan formato preimpreso, tales como facturas, remisiones, notas de crédito, notas de cargo, cheques, etc. Los nombres de formatos serán proporcionados por el personal de BM Systems, ya que son diseñados especialmente para su empresa.

Impresión. Escriba el formato de la impresión.

Papel. Indique el formato de papel de la impresión.

PDF. Asigne el formato del archivo PDF. Este formato será el que se le envíe por correo al cliente.

Impresión adicional.  Proporcione el nombre del formato de la impresión adicional.

 Folio libre.  Marque el dato para indicar que el usuario ingresará de manera libre el folio.

 Negado no surtido. Marque este campo para que la transacción afecte el acumulado de mercancía negada del producto cuando no se surte completo el pedido o factura, que solamente se utiliza en las transacciones de salida de productos, tales como transferencias, facturas, remisiones, etc.

 Último costo.  Seleccione este dato para que en la transacción se afecte el último costo del producto, que solamente se utiliza en las transacciones de entrada de productos, tales como recepciones de mercancía.

 Dígito verificador. Para que al folio definitivo se le añada un dígito verificador con la fórmula del módulo 11, marque este campo. Este dato solo puede ser útil en transacciones de códigos de productos, clientes, proveedores, etc., ya que pudiera minimizar errores de captura.

Ejemplo. Cuando este parámetro se activa, al folio definitivo se le agrega al final un número dígito verificador que es calculado basándose en el número consecutivo de la siguiente forma. Supongamos que el número consecutivo que sigue es el 342569, el sistema separa los números de la posición par e impar de izquierda a derecha.

Los números de las posiciones impares, serían 3, 2 y 6, ya que ocupan las posiciones primera (1), tercera (3) y quinta (5) en el número.

Los números de las posiciones pares, serían 4, 5 y 9, ya que ocupan las posiciones segunda (2), cuarta (4) y sexta (6) en el número.

Después de esto el sistema suma los números de las posiciones pares entre si y los números de las posiciones impares de la misma manera.

Pares = 4+5+9 = 18

Impares = 3+2+6 = 11

Ahora se resta el resultado de impares del resultado de pares, R = 18 - 11 que sería igual 7, que este sería en este caso el dígito verificador.

Si el resultado de pares menos impares hubiera dado un número mayor a 9, se le restaría nueve hasta que no fuera ya mayor a 9, y ese sería el dígito verificador.

Si el resultado de pares menos impares hubiera dado un número menor a 0, se le sumaría nueve hasta que no fuera menor a 0, y ese sería el dígito verificador.

En este caso que estamos analizando, el dígito fue 7, por lo tanto el folio definitivo sería 3425697, es decir, el mismo número consecutivo más el dígito verificador (7) a la derecha.

 Lotes. Marque este campo para indicar que manejará lotes de mercancía.

 Registro fecha sistema. Active este campo para indicar que registrará las operaciones por la fecha del sistema.

 Control  caducidad. Accione este dato para llevar un control de caducidad en los productos.

 Enviar CFDI. Seleccione este campo para que la transacción envíe el CFDI por correo.

 Folio múltiple. Marque este dato para indicar si la transacción manejará varios folios distintos para el mismo establecimiento. Esto puede ser útil cuando en el mismo establecimiento se manejan varios folios de facturas por ejemplo. Cuando se indica que si manejará Folios múltiples, estos deben darse de alta en las opciones Folios múltiples y Folios múltiples en equipos.

 Estadísticas salidas. Active este dato para que la transacción afecte el acumulado estadístico de salidas de mercancía del producto, que solamente se utiliza en las transacciones de salida de productos, tales como transferencias, facturas, remisiones, etc. Estos acumulados son por semana y se utilizan para calcular el Pronóstico semanal de ventas y orden point. además se muestran en la opción de  Órdenes de compra.

 Costo Prom. Accione este campo para que esta transacción afecte el costo promedio del producto, que solamente se utiliza en las transacciones de entrada de productos, tales como recepciones de mercancía.

Precio de vta auto.  Seleccione este dato para considerar los nuevos costos de los productos al dar entrada a nueva mercancía para el cálculo automático de los precios de venta.

 Permite Inv negativo. Marque este dato para especificar que en esta transacción se permitirá que la existencia pueda quedar negativa. Activar este parámetro puede ser útil en las transacciones de punto de venta o cuando no se desea controlar el inventario, y facturar siempre lo que queramos.

 Digital. Active este campo para indicar que se va a timbrar, si no se puede timbrar en el momento, el sistema le abrirá la opción de Timbrado de CFDI.

 Control etiqueta. Para que la transacción permita el control de etiquetas para los productos que llevan un proceso de transformación de la materia prima, accione este campo.

Unidad default. Indique en esta lista la unidad default del producto, que asumirá la transacción.

Unidad permitida. Elija la unidad permitida para la transacción.

Incluir productos. Establezca en esta lista desplegable la forma para incluir los productos.

FRO. En el recuadro FRO se muestra un calendario en el cual seleccionará el día de la semana, mes y el año para la fecha del registro de las operaciones. Este dato aparecerá inhabilitado si la transacción en la opción Transacciones no tiene activado el dato Fecha proceso.

En la cuadrícula Transacciones, se muestran los siguientes datos:

Transacción. Código de la transacción.

Nombre. Nombre de la transacción.

Folio. Folio de la siguiente operación con esta transacción.

Relleno. Muestra a cuántos caracteres será rellenado el folio definitivo de la operación.

Máx. reng. Máximo de renglones que puede contener la forma preimpresa.

Formato Impresión. Nombre del formato de la impresión.

Status. Estado actual del folio.

 Folio libre. Dato marcado para que el usuario ingrese de manera libre el folio.

 Folio múltiple. Si este dato está seleccionado indica que la transacción manejará varios folios distintos para el mismo establecimiento.

Días expiración. Número de días agregados para que expire la transacción seleccionada.

 Est. salida. Cuando este dato está marcado la transacción afectará el acumulado estadístico de salidas de mercancía del producto, que solamente se utiliza en las transacciones de salida.

 Costo Promedio. Este campo marcado indica que esta transacción afectará el costo promedio del producto, utilizado en las transacciones de entrada de producto como en recepciones de mercancía.

 Ult Costo. Este dato seleccionado indica que en la transacción se afectará el último costo del producto, solo se utiliza en las transacciones de entrada como en recepciones de mercancía.

 Precio Vta Auto.  Si el campo está seleccionado indica que se van a considerar los nuevos costos de los productos al dar entrada a nueva mercancía para el cálculo automático de los precios de venta.

 Perm. Inv. Neg. Este dato seleccionado indica que la transacción permitirá que la existencia pueda quedar negativa.

 Registro fecha sistema. Registrará las operaciones por la fecha del sistema si este dato está marcado. Este dato aparecerá inhabilitado si la transacción en la opción Transacciones no tiene activado el dato Fecha proceso.

 Digital. Cuando este campo está activado indica que la transacción se timbrará.

Unidad default. Muestra la unidad predeterminada que manejará la transacción.

Unidad permitida. Muestra las unidades que se permitirán en la transacción.

Forma de incluir. Indica la forma en que se incluirán los productos.