Inventarios físicos.
Cuando se toman inventarios físicos, según el método que usted elija, los productos inventariados se alimentan por zona al sistema, con las cantidades en Unidades de compra y Unidades alternativas que se hayan contado.
BMS maneja tres diferentes métodos de toma de inventario.
Por catálogo. Se emiten catálogos completos de productos para cada zona, quedando almacenados en el sistema por zona, de tal manera que cuando se regresan los catálogos con las cantidades contadas, se alimentan por zona, siguiendo el orden del catálogo que está en el sistema mismo. La manera de tomar el inventario es contar el producto, buscarlo en el catálogo, y anotar la cantidad en él. Este método, consiste de los siguientes pasos.
1) Inicializar archivos para un nuevo inventario físico, con la opción Inicialización de archivos para toma de inventario físico.
2) Emisión de Catálogos por zona de inventario.
3) Primer conteo físico, contando la mercancía, buscando el producto en el catalogo, y anotando la cantidad inventariada.
4) Alimentación al sistema del primer conteo con la opción Alimentación de conteos.
5) Segundo conteo físico, contando la mercancía, buscando el producto en el catalogo, y anotando la cantidad inventariada.
6) Alimentación al sistema del segundo conteo con la opción Alimentación de conteos.
7) Emisión de reporte de Diferencias entre conteos.
8) Aclaración de diferencias entre conteos, recontando la mercancía que no coincida entre el conteo 1 y 2..
9) Alimentación de aclaraciones de diferencias entre conteos con la opción Alimentación de conteos. Es importante que los errores se corrijan exactamente en el conteo que haya estado mal, ya que al final el sistema verifica que ambos conteos coincidan.
10) Verificar que se hayan capturado todas las zonas de inventario.
11) Emisión de reporte de Diferencias de inventario físico contra teórico.
12) Aclaración de diferencias de inventario teórico contra físico. Quizá sea necesario una revisión todavía mas del inventario físico, movimientos que pudieran haberse hecho antes de contar pero no alimentados al sistema, etc.
13) Alimentación de aclaraciones de teórico contra físico con la opción Alimentación de conteos, o hacer el movimiento en el sistema para que el teórico quede real.
14) Emisión de reporte de Diferencias de inventario físico contra teórico.
15) Afectación del inventario teórico del sistema con el inventario físico, con la opción Registro de inventario físico.
Por Censo. Se efectúan censos por zona para ver que productos se encuentran en esa zona, y este censo, se alimenta al sistema. Este método es útil cuando las zonas tienen pocos productos en comparación con el total de productos que se manejan, y al tomar el inventario, es más fácil buscar los productos en el censo que en todo un catálogo completo. La desventaja de este sistema, es que es necesario un levantamiento del censo, que consume tiempo, aunque quizá se ahorre después.
Una vez alimentado el censo, puede inventariarse con un listado del censo o con marbetes.
Un listado del censo, es solo una relación de los productos censados en cada zona, con dos columnas para anotar las unidades y piezas del inventario.
Un marbete, es un tickets o etiqueta por cada producto, que se genera en el sistema y se pega en la estiba de la mercancía. Este marbete puede ser del diseño que usted desee, pero se acostumbra que tenga tres partes desprendibles, ya que puede usarse de la siguiente manera.
a) Se pega el marbete completo (con las tres partes) en la estiba de la mercancía. La primera parte del marbete, tiene los datos del producto, zona y orden en la zona, y esta quedará fija en la estiba.
b) La segunda y tercera parte, contienen el código del producto, zona, orden dentro de la zona, número del conteo y lugar para anotar las unidades y piezas del inventario. Estas dos partes quedan libres para desprenderse cuando se desee, y se desprenderán con el primer conteo y el segundo conteo, de tal manera que en cada conteo, se desprenderá la parte correspondiente, se anotarán las cantidades contadas y se irán recogiendo para entregarse para alimentar los conteos al sistema.
Los pasos para éste método son los siguientes.
1) Inicializar archivos para un nuevo inventario físico, con la opción Inicialización de archivos para toma de inventario físico.
2) Alimentar el censo en la opción Censo de productos.
3) Primer conteo físico, contando la mercancía, desprendiendo la parte del marbete correspondiente, anotando la cantidad inventariada y recogiendo el marbete para entregarlo al alimentador del sistema.
4) Alimentación al sistema del primer conteo con la opción Alimentación de conteos.
5) Segundo conteo físico, contando la mercancía, desprendiendo la parte del marbete correspondiente, anotando la cantidad inventariada y recogiendo el marbete para entregarlo al alimentador del sistema.
6) Alimentación al sistema del segundo conteo con la opción Alimentación de conteos.
7) Emisión de reporte de Diferencias entre conteos.
8) Aclaración de diferencias entre conteos, recontando la mercancía que no coincida entre el conteo 1 y 2..
9) Alimentación de aclaraciones de diferencias entre conteos con la opción Alimentación de conteos. Es importante que los errores se corrijan exactamente en el conteo que haya estado mal, ya que al final el sistema verifica que ambos conteos coincidan.
10) Verificar que se hayan capturado todas las zonas de inventario.
11) Emisión de reporte de Diferencias de inventario físico contra teórico.
12) Aclaración de diferencias de inventario teórico contra físico. Quizá sea necesario una revisión todavía mas del inventario físico, movimientos que pudieran haberse hecho antes de contar pero no alimentados al sistema, etc.
13) Alimentación de aclaraciones de teórico contra físico con la opción Alimentación de conteos, o hacer el movimiento en el sistema para que el teórico quede real.
14) Emisión de reporte de Diferencias de inventario físico contra teórico.
15) Afectación del inventario teórico del sistema con el inventario físico, con la opción Registro de inventario físico.
Por Terminal portátil. Se efectúa el inventario por zona usando una Terminal portátil con lector de código de barras, alimentándose al sistema al terminar cada zona. Los pasos en este método son los siguientes:
1) Inicializar archivos para un nuevo inventario físico, con la opción Inicialización de archivos para toma de inventario físico.
2) Primer conteo físico, contando la mercancía utilizando la Terminal portátil.
3) Alimentación al sistema del primer conteo, alimentando con la Terminal portátil al sistema.
4) Segundo conteo físico, contando la mercancía utilizando la Terminal portátil.
5) Alimentación al sistema del segundo conteo, alimentando con la Terminal portátil al sistema.
6) Emisión de reporte de Diferencias entre conteos.
7) Aclaración de diferencias entre conteos, recontando la mercancía que no coincida entre el conteo 1 y 2..
8) Alimentación de aclaraciones de diferencias entre conteos con la opción Alimentación de conteos. Es importante que los errores se corrijan exactamente en el conteo que haya estado mal, ya que al final el sistema verifica que ambos conteos coincidan.
9) Verificar que se hayan capturado todas las zonas de inventario.
10) Emisión de reporte de Diferencias de inventario físico contra teórico.
11) Aclaración de diferencias de inventario teórico contra físico. Quizá sea necesario una revisión todavía mas del inventario físico, movimientos que pudieran haberse hecho antes de contar pero no alimentados al sistema, etc.
12) Alimentación de aclaraciones de teórico contra físico con la opción Alimentación de conteos, o hacer el movimiento en el sistema para que el teórico quede real.
13) Emisión de reporte de Diferencias de inventario físico contra teórico.
14) Afectación del inventario teórico del sistema con el inventario físico, con la opción Registro de inventario físico.
Nota. Analizando cada uno de los pasos de cada método, puede usted evaluar las ventajas y desventajas de cada uno , y decidir cual usar de acuerdo a sus necesidades y posibilidades de inversión.