Ruta: Compras \ Órdenes de compra \ Órdenes de compra programadas

Esta opción se utiliza para ordenar la compra de mercancía a proveedores de manera programada, así como también establecer los precios y condiciones para dicha compra. Se pueden elaborar ordenes de compra en automáticas dependiendo del número de periodos a programar y se indican en las columnas cantidad 1 a cantidad n las cantidades de cada una de estas órdenes de compra.

Para realizar órdenes de compra programadas:

1. Primeramente proporcione el código del proveedor.
2. Posteriormente proporcione el número de periodos a programar.
3. Proporcione el código de los productos que desea pedir.
4. Posteriormente presione el botón y el sistema le indicará las cantidades a sugerir, si así lo desea las puede modificar. El sistema le generará las fechas de entrega programadas de cada orden de compra.
5. Para finalizar presione el botón Guardar .

Analogía. Indica si a los productos con Código de analogía, se le sumarán los datos de ventas, existencias, etc., de sus productos análogos.

Back Order. Marque este campo para considerar el Back Order de proveedores y establecimientos en la base para ordenar del producto.

Elaboración. Fecha cuando se está elaborando la orden de compra, que usualmente es la fecha actual. Cuando la orden se elabora manualmente por alguien, y después es capturada en el sistema, debe ponerse aquí la fecha de cuando se elaboró manualmente la orden de compra.

Folios. Folios de las órdenes programadas que se elaboraron de manera automática al guardar la opción.

Proveedor. Ingrese el código del proveedor.

RFC.  Registro Federal del Contribuyente del proveedor.

Razón social. Razón social del proveedor.

Estab. Seleccione el establecimiento para el cual se está ordenando la compra. A la hora de Recibir la mercancía, sólo podrá recibirse en el establecimiento que se indique aquí, aparecerá el número del establecimiento.

MSC/OP. Al estar incluyendo productos, pudieran necesitar incluir mercancía sin cargo de un producto diferente al que se compra con cargo, si este campo se activa, permite incluir mercancía sin cargo de un producto diferente, si no, solo se permitiría incluir el mismo producto sin cargo que el que se está comprando con cargo.

Ped Prov. Alimente el folio asignado por el proveedor. Generalmente, el proveedor asigna un folio propio en su sistema, a nuestra orden de compra, y aquí puede alimentarse para consultas posteriores.

Cond. Pago. Seleccione la Condición de pago  bajo la cual ordenará la compra.

RM. Si activamos este campo, indica que nosotros recogeremos la mercancía, de lo contrario, el proveedor tendrá que enviarnos la mercancía.

 Al oprimir este botón muestra la opción Selección de domicilios para consignación de clientes.

Comprador. Cuando un proveedor maneja varias líneas de productos, y que nuestra empresa tiene varios compradores, quizá unos productos del proveedor los maneje cierto comprador y otros sean manejados por otro u otros compradores, si ese es el caso, aquí seleccionaríamos el comprador correspondiente.

Sucursal. Número de Domicilio para consignación del establecimiento. Cuando manejamos más de un domicilio para recibir la mercancía para un mismo establecimiento, aquí podemos seleccionar cual deseamos utilizar. Al seleccionar el domicilio, a la derecha del botón  , aparecerán la calle, colonia y teléfono de este domicilio, en cambio si utilizamos este botón, aparecerán los datos del domicilio del cliente como se explica a continuación, apareceré el código del domicilio de consignación en la parte derecha.

Nota. A veces pudiéramos necesitar que la mercancía sea enviada directamente al domicilio del cliente al que se la hemos vendido, si es así, presionando el botón  , podemos seleccionar la Sucursal de clientes. Esto puede ser útil cuando el cliente se encuentra muy distante, está muy cerca del proveedor, o son camiones completos, así que de esta manera se ahorra en flete y tiempo. Si presionamos este botón y seleccionamos un domicilio, en la parte derecha, aparecerán la calle, colonia y teléfono del domicilio del cliente.

Moneda. Moneda en que se expresan los precios de la orden de compra.

T.C. Tipo de cambio actual, el cual debió ser alimentado en la opción Tipos de cambios de monedas.

Plazo. Plazo que nos otorgará el proveedor para ésta orden de compra. Al proporcionar el proveedor, este dato se establece según el plazo definido para el Proveedor, pero puede cambiarse si fuera necesario.

C.F. Condición financiera. Folio de la Condición de compra, financiera vigente más nueva, que aplica al proveedor. Si tiene varias condiciones financieras definidas para el proveedor, y desea asignar una en especial, posiciónese en el cuadro de texto, presione F2, y seleccione la condición financiera que desea.

Ejec. Ejecutivo dle proveedor que nos está atendiendo.

Folio. El Folio de la Orden es asignado automáticamente por el sistema, con base en el consecutivo de la Transacción 30. Si por alguna razón ya existiera un registro con el Número, Folio o Código que se pretende asignar, el sistema enviará el mensaje Este folio ya está registrado en el sistema, no se puede duplicar, de tal manera que habría que entrar a la opción Folios, y en la transacción mencionada anteriormente, modificar el dato Folio a un número mayor.

NPP. Indique el número de períodos a programar, basados en el número de semanas por período que se especifica en el dato  Semanas para períodos estadísticos, de la opción Parámetros generales , y que se muestra en la opción Estadística. 

 Presione este botón para calcular sugerido con base en un número de períodos estadísticos alimentados en el campo NPP.

 Muestra la opción Estadística del producto seleccionado. Puede tener en la pantalla esta opción activada, y mientras se mueve en la cuadrícula de productos de la orden de compra, esta mostrará la estadística correspondiente al producto seleccionado.

Fechas. Al presionar este botón se mostrará cuadricula Fechas de órdenes de compra programadas.

Fechas de órdenes de compra programadas.

Periodo. Número de periodo.

Entrega. Fecha de entrega.

Expiración. Fecha de expiración.

Folio. Folio de la orden de compra elaborada.

Fecha UR. Fecha y cantidad de la última recepción del producto seleccionado.

Cant UR. Cantidad de la última recepción.

Una vez seleccionados los datos descritos anteriormente, ahora necesitamos incluir los productos que deseamos ordenar, lo cual puede hacerse de dos maneras.

a) Uno por uno. En el cuadro de texto Prod, proporcione el código del producto (F2 para buscar), y al presionar Enter,  el producto se incluirá en la cuadrícula donde podrá alimentar la cantidad que desea ordenar. Así puede hacerlo para todos los productos que desee ordenar. Una razón para incluir los productos de a uno por uno, es cuando deseamos ordenar productos no catalogados en el proveedor, sólo que para esto, el proveedor debe tener desactivado el parámetro Productos catalogados que se explica en la opción Proveedores  en el módulo Comercialización e inventarios.

b) Múltiples productos. Presionando el botón  , incluirá todos los productos que el proveedor maneja, según los asignados en las opciones Productos de un proveedor o Un producto en proveedores . Si desea incluir productos con otro criterio de selección que no sean los asignados al proveedor, presione el botón que esta enseguida del botón  , presione  , y se incluirán los productos que cumplan con el filtro proporcionado. (Presionando el botón Filtro ).

Nota. Esta opción de Productos múltiples, tiene una gran ventaja, ya que al incluir los productos de esta manera, el sistema calcula automáticamente la cantidad sugerida según los parámetros definidos en la opción Parámetros de inventario(Proveedores). Esta cantidad sugerida aparece en las columnas de la cuadrícula Cant SO  y Cantidad que se explican más abajo.

 Elimina el producto seleccionado en la cuadrícula.

 Incluye productos de mercancía sin cargo abajo del producto seleccionado en la cuadrícula, de dos formás diferentes.

a) Si usted solamente presiona el botón, incluye abajo del producto seleccionado en la cuadrícula, un renglón con ese mismo producto como mercancía sin cargo (Precio cero).

b) Si usted desea incluir un producto diferente sin cargo, entonces tiene que proporcionar el código del producto sin cargo en el cuadro te texto, presionar este botón, y se incluirá abajo del producto seleccionado en la cuadrícula, un renglón con el producto que usted proporcionó, como mercancía sin cargo (Precio cero). Este caso es para cuando el proveedor nos da una promoción regalando un producto en la compra de otro. Un ejemplo de esto sería que el proveedor, en la compra de 10 cajas de Pasta dental, nos diera 1 caja de Cepillos dentales sin cargo.

 Si desea incluir los productos del proveedor presione este botón, este dato se alimenta en la opción Productos de un provedor o en Un producto en proveedores, y se utiliza para facilitar la comunicación con el proveedor, tanto al elaborar una orden de compra, como al Recibir la mercancía.

. Es cuando deseamos incluir una parte de los productos del proveedor.

 Orden en que se mostrarán los productos.

Mercancía en tránsito e inventario disponible del producto seleccionado en la cuadrícula.

Recepciones y costos del producto seleccionado en la cuadrícula.

 Ventas de un producto por establecimiento y mes, como apoyo para decidir mejor la cantidad a ordenar.

 Muestra los Precios de venta de la competencia del producto seleccionado en la cuadrícula.

  Comparación de precios del producto en los diferentes proveedores en los que se maneja.

Desc. Son descuentos, que se aplican a nivel global para todos los productos de la orden de compra. Si estos tres descuentos no son suficientes, puede presionar F2 en cualquiera de ellos para mostrar la opción de descuentos en cascada que se muestra a continuación.

Nota. En esta opción usted puede proporcionar los descuentos y mercancía sin cargo, y le calculará el descuento en porcentaje equivalente. En el caso que se muestra, se puede notar que un descuento de un 5% + 4% + 3% + 2% + 1% + un a mercancía sin cargo de 1 en 10, es equivalente a un descuento del 21.974752%.

Para regresar el valor equivalente al dato de donde llamó esta opción con F2, presione el botón OK, y si no desea regresar el valor, presione el botón NO.

 Guarda los precios de lista proporcionados, como permanentes en la lista de precios del proveedor. Usualmente, los precios de lista de los proveedores deben alimentarse en Cambios de precios de lista de proveedores, pero para su mayor comodidad, si usted está elaborando la orden de compra en este momento, y el proveedor le indica que algunos precios cambiaron, solo cámbielos aquí y presione este botón para que sean guardados oficialmente. De esta manera, en la próxima orden de compra, o en la opción Recepción de mercancía a proveedores, ya le aparecerán estos precios automáticamente. Si usted cambia precios de lista aquí, y no presiona este botón, el sistema asume que estos precios proporcionados son válidos solamente para ésta orden de compra.

En la tabla aparecen los datos de los productos incluidos, con los siguientes datos.

Producto. Código del producto.

Prod Prv. Código del producto en el proveedor. Este dato se alimenta en la opción Productos de un proveedor o en Un producto en proveedores, y se utiliza para facilitar la comunicación con el proveedor, tanto al elaborar una orden de compra, como al Recibir la mercancía.

Descripción. Descripción del producto.

Salidas. Salidas del producto.

Inventario. Inventario que se tiene de ese producto en el establecimiento.

BO Prv. Productos en Back order por  parte del proveedor.

BO Estab. Productos en Back order por  establecimiento.

Tránsito. Mercancía en tránsito. Mercancía ordenada con anterioridad, que aún no ha sido recibida. Para ver en que órdenes de compra o Pedidos a establecimientos está esa mercancía pendiente de recibir, presione el botón .

Disponible. Inventario disponible. En BMS puede usted apartar mercancía como no disponible por razones definibles, quizá caducidad, mal estado, apartados, etc. Este dato se calcula restando al inventario total, el inventario no disponible. La manera de bloquear inventario como no disponible, es a través de las opciones Traspaso a inventario no disponible y Orden de loteo.

PVS. Pronóstico de venta semanal del producto. Para ver más de este dato, vea Corte estadístico y cálculo de pronósticos de ventas y punto de reorden en el módulo Administración de BMS.

Und. La unidad en la que está expresada la cantidad. En la columna aparecerá la abreviatura correspondiente a la unidad seleccionada, que haya definido en la opción Unidades. Para cambiar entre la Unidad de compra y la Unidad alternativa que usted definió para el Producto.

Precio Lista. Precio de lista del producto antes de IVA, en la moneda definida para el proveedor. A este precio se le aplican las condiciones de compra que existan para este proveedor, además de los descuentos que pudieran alimentarse a nivel producto o general aquí mismo en la orden de compra.

Precio MD. Precio de lista del producto antes de IVA, en la moneda default del sistema. Si el precio de lista del proveedor está en Dólares, y el sistema de manera normal se maneja en Pesos, este precio mostrará el precio de lista del proveedor en Pesos.

Cant1-Cant12. Se muestran doce columnas en las que se mostrarán las cantidades para cada orden de compra. Dependiendo el número de periodos podrá alimentar la cantidad.

Comentario. Comentarios que se deseen incluir a nivel renglón en la orden de compra.

Imp. Bruto. Importe bruto de la compra sin descuentos y antes de IVA.

Desc1, Desc2, Desc3. Descuentos en porcentaje que usted puede alimentar por producto, que serán válidos solamente para esta orden de compra. Estos descuentos se aplican en cascada.

Imp. Desc. Importe total a descontar, en base a las condiciones de compra aplicadas, descuentos generales y los descuentos alimentados a nivel producto en la cuadrícula.

Imp. Neto. Importe neto de la compra del producto. Imp bruto menos Imp Desc.

Precio Neto. Precio unitario neto antes de IVA. Se calcula dividiendo el importe neto entre la cantidad.

IEPS. Importe total de IEPS del producto..

IVA. Importe total de IVA de la compra del producto.