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La recepción de mercancía de órdenes de compra es recibir los productos solicitados a un proveedor a través de una Orden de compra. Esta tiene diversas condiciones de compra como las cantidades, calidad, características del productos que un cliente las describe dentro de la orden de compra que entrega al proveedor, que al momento de recepcionar la mercancía establecida se debe cumplir con las condiciones que se ingresan en la Orden de compra ya que esta ya se encuentra autorizada por la persona encargada del área de compras.

Registro de una nueva recepción de mercancía de proveedores:

1. Ingrese en alguno de los recuadros el código correspondiente ya sea el folio de orden de compra, entrada o pedimento.
2. Proporcione los datos requeridos.
3. Presione el botón Guardar .

Orden. En el recuadro Orden ingresar el número de folio de la orden de compra, este recuadro se utiliza cuando no se manejan Entradas de mercancía orden de compra o Pedimento de importación, al momento de ingresar la orden de compa se mostrará en la tabla de Productos todos los artículos que contiene la orden de compra solo para ingresar la cantidad que se esta recibiendo, si la orden de compra tuviera un solo pedimento, si se acepta proporcionar aquí la orden de compra, pero si tiene mas de un pedimento, mostrará un mensaje y deberá proporcionarse el pedimento correspondiente.

Entrada. En el recuadro Entrada se ingresa el número de folio de la Entradas de mercancía con orden de compra en caso de no manejar un Pedimento de importación, una vez ingresada la Entrada se mostrarán los productos que se incluyeron en la Entrada de mercancía con orden de compra. En este caso no se permite modificar las cantidades a recibir, ya que ya fueron verificadas en la entrada.

Pedimento. En el recuadro Pedimento se ingresa el número de folio del Pedimento de importación y automáticamente se mostrarán los productos que se registraron en el. En este caso no se permite modificar las cantidades a recibir, ya que ya fueron verificadas en el pedimento, ni tampoco el tipo de cambio.

Nota.Al Guardar la recepción, si es la primer partida que se recibe de la Orden de compra, el sistema calcula el tiempo que realmente se tardó la mercancía en llegar, desde la fecha de la orden de compra hasta que se está recibiendo la mercancía, la compara con el Tiempo de entrega (TE) para ese producto en el proveedor, y recalcula automáticamente la variabilidad del tiempo de entrega (TE Var.). Estos parámetros TE y TE Var, son alimentados en la opción Parámetros de inventario (Proveedores).

 El botón Factura sirve para alimentar la factura del proveedor en la opción Datos de la factura del proveedor. Si no se tiene al momento de recibir la mercancía, puede alimentarse posteriormente en la opción Facturas de proveedores (mercancía). La informaición de la Remisión y factura son los folios de la remisión o factura del proveedor, y se usan solo como información para identificar la recepción a la hora de alimentar las facturas originales del proveedor para su pago posterior.

 El botón Estado Mercancía sirve para mostrar la opción Alimentación del estado de mercancía recibida.

Folio. El Folio de la Recepciones de mercancías es asignado automáticamente por el sistema, con base en el consecutivo de la Transacción 44. Si por alguna razón ya existiera un registro con el Número, Folio o Código que se pretende asignar, el sistema enviará el mensaje Este folio ya está registrado en el sistema, no se puede duplicar, de tal manera que habría que entrar a la opción Folios, y en la transacción mencionada anteriormente, modificar el dato Folio a un número mayor.

Estab. En la lista despegable Estab seleccionar el nombre del establecimiento donde es alimentado la Orden de compra, Entrada o pedimento y en donde en el cual entrará la mercancía.

Razón. En la lista despegable Razón seleccionar la razón por la cual se dará entrada de la mercancía ingresada, estas opciones que se muestran se dan de alta en Razones de compra de mercancía

Plazo. En el recuadro Plazo se ingresa los días de plazo que el proveedor otorga para que se efectué el pago con el que se guardo en la orden de compra, estos días ya se encuentran definidos por el cliente y el proveedor.

Turno. En el recuadro Turno se ingresa el código del turno en que se recibe la mercancía, en caso no conocer el código presionar la tecla F2 para mostrar la opción deTurnos recepción de mercancía.

Prov. En el recuadro Prov se muestra el número y nombre del proveedor alimentado en la orden de compra, en la Entrada o Pedimento, según la opción de como se ingrese la Entrada de mercancía.

Chofer. En el recuadro Chofer se ingresa el nombre del chofer que entrega la mercancía en el almacén del cliente.

Moneda. En la lista despegable Moneda se muestra el tipo de moneda que se ingresa en la orden de compra, este tipo de moneda es definida por el proveedor. Por ejemplo si desea que se pague en moneda mexicana, dólares u otro tipo de moneda.

TC. En el recuadro TC ingresar el tipo de cambio o tasa de cambio con que se guarda la oren de compra, esta opción también es definida por el proveedor.

Fecha FP. En el recuadro Fecha FP ingresar el día, mes y año en que el proveedor elaboro la factura.

Notas. En el recuadro Notas se muestra las observaciones, comentario o anotaciones que se ingresan en la orden de compra.

Importe. En el recuadro Importe se muestra el monto total de la factura sin incluir el el Impuesto de Valor Agregado (IVA). El precio en que se muestre los productos es en base a lo que se tiene dado de alta en el sistema.

IVA. En el recuadro IVA se muestra el monto total que tiene la factura en el Impuesto de Valor Agregado de los productos ingresados en la Orden de compra. Este IVA es de acuerdo al que esta establecido en el sistema en la opción del Producto.

Total. En el recuadro Total se muestra el importe total por los productos ingresados en la orden de compra esto corresponde a la suma de los recuadros Importe e IVA.

Cant. En el recuadro Cant se muestra la cantidad total de productos que contiene la orden de compra, en este recuadro se generaliza todos los productos incluidos sin importar la presentación o variedad del mismo.

Peso. En el recuadro Peso se muestra el peso total que tienen los productos que se encuentran recibiendo, este peso surge automáticamente con las características que se le ingresa al producto en la opción de Productos, el sistema realiza un serie de operaciones internamente para mostrar el peso total de los productos.

Vol. En el recuadro Vol se muestra el volumen total por los productos que se ingresan en la orden de compra, este surge de la información a las características que se le agrega a los Productos. El volumen se mostrará siempre y cuando los productos tengan la información registrada en el sistema en caso de que no se tenga este especio se mostrará en blanco.

Bruto. En el recuadro Bruto se muestra el importe neto total de los productos que se ingresan en la orden de compra sin impuestos y descuentos, es decir es solo el costo de los productos que se encuentren en la orden de compra.

Neto. En el recuadro Neto se muestra el importe de todos los productos que contenga la orden de compra con el descuento integrado pero sin ingresar los impuestos.

IEPS. En el recuadro IEPS se muestra el importe total por el Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios en caso que los productos tengan este impuesto, registrado en el sistema, en caso de que ningún producto contenido en la Orden de compra tenga esta información se mostrará en blanco este recuadro.

IVA. En el recuadro IVA se muestra el importe total por los productos que contiene la orden de compra por el Impuesto de Valor Agregado, en la opción de Productos se ingresa el porcentaje que se agregará de este impuesto por producto, y en este recuadro se realiza la sumatoria de todos los productos que contengan IVA.

Total. En el recuadro Total se muestra la cantidad final que se pagará por la recepción de producto, que a su vez es la suma de los recuadro Neto, IEPS, IVA. Ya se incluyen los descuentos y los impuestos respectivos a los productos ingresados en la orden de compra.

Prod. En el recuadro Prod se ingresa el código del producto que desea buscar en la tabla Productos.

CC. Este dato se debe seleccionar para al momento de ingresar un producto inmediatamente se posiciona en la columna cantidad del producto para ingresarla.

 El botón Eliminar sirve para quitar el producto donde se encuentra posicionado en la tabla Productos, si proviene o contiene un pedimento la orden de compra, no se activará este botón.

 El botón insertar sirve para Insertar el producto como mercancía sin cargo, es decir el renglón que se encuentre seleccionado en la tabla de Producto se copia el nombre y código del producto pero si los precios, importe, IVA, descuentos entre otros.

LPV. En la lista desplegable LPV seleccionar la lista de precio de venta que se encuentran registradas en el sistema, estas se dan de alta en la opción Lista de precio de venta.

 El botón Precio venta sirve para tener el acceso a la opción de Cambios de precio de venta, de un producto donde se pueden modificar los presión del producto seleccionado en la tabla de Productos.

 El botón Pallet es útil para ver como se acomodará el producto en el pallet o tarima. Se muestra el producto donde se esté posicionado en la cuadrícula. El diseño del acomodo del producto, se define en la opción Diseño de acomodo de Pallet.

 El botón Gastos es útil cuando se encuentra realizada la recepción, deseamos repercutir el flete al costo de los productos, y se explica al detalle en la opción Aplicación gastos sobre compras al costo de productos, en el módulo comercialización e inventarios.

El sistema valoriza la compra de acuerdo a lo pactado en la orden de compra, tanto en sus precios de lista como en las condiciones, sin embargo, existe un caso donde pudiera existir confusión en cuanto a la forma como BMS valoriza la compra, que es el siguiente.

Ejemplo. Supongamos que solicitamos en la orden de compra 100 cajas de un producto mas 10 sin cargo, a un precio de 45.00 menos un 5% sobre compra. Cuando la mercancía llega completa (100 + 10), o de manera proporcional (10 + 1, 20 + 2, 30 + 3, 40 + 4, 50 + 5, 60 + 6, 70 + 7, 80 + 8, 90 + 9) no habría problema, ya que se está recibiendo la mercancía con cargo y sin cargo correspondiente para su valorización correcta. Pero supongamos que el transportista traía correctamente la mercancía (100 + 10), pero una caja llegó dañada y solo recibimos 99. BMS calcula estos casos de la siguiente manera: Calcula a que costo neto sale una caja ya con la promoción correcta, y este costo lo multiplica por las cajas totales que llegaron. En el caso que estamos analizando sería así.(100 * 45.00) menos 5% de descuento = 4,275.00, entre 110 cajas (incluyendo las sin cargo), cada caja costaría 38.86 ya incluyendo la promoción, así que BMS valoriza las 109 cajas recibidas a 38.86 cada una. De esta manera aseguramos que el costo unitario será siempre el que nosotros pactamos, ya que estos casos pueden darse por daño, extravío o envío incompleto de la mercancía.

 El botón CBP sirve para mostrar la opción Etiquetas de códigos de barras de productos, esto sirve para generar etiquetas de códigos de barras para productos que no tenga códigos de barras.

 El botón DBP sirve para realizar la Depuración de back order de proveedores.

Desc. Los recuadros Desc se muestra los descuentos que tenemos con el proveedor, los cuales fueron dados de antemano, en la orden de compra o bien ya están programados, los descuentos que se muestran tres en caso de tenerlos en forma de cascada .

Promedio. En el recuadro Promedio se muestra el costo promedio de los productos seleccionados en la tabla de Productos este es el mismo que se ingresa en la opción de Productos, en la pestaña de Comercialización en la tabla de Establecimientos donde se maneje el producto en la columna Costo promedio.

Último. En el recuadro Último se muestra el último costos del producto seleccionado en la tabla de Productos este es el mismo que se ingresa en la opción de Productos, en la pestaña de Comercialización en la tabla de Establecimientos donde se maneje el producto en la columna últ costo.

 El botón Descuentos sirve para mostrar la opción Alimentación de descuentos de compras aplicados.

 El botón Invertir se utiliza cuando se Invierte la selección de los productos, es decir, marca como seleccionados los productos que no estaban seleccionados, y los que no estaban los marca como seleccionados.

 El botón Partidas sirve para mostrar la opción Partidas de mercancía.

 El botón FPGS sirve para mostrar la opción de Facturas de proveedores, por gastos y servicios.

 El botón  sirve para mostrar la opción de Maniobra.

En la cuadrícula Productos se muestran los siguientes datos:

Producto. En la columna Producto se muestra el número del código del producto registrado en el sistema.

ProdPrv. En la columna ProdPrv se muestra el número del código del producto anexado a la recepción pero a diferencia de la columna Producto este es del sistema del proveedor, este código se da de alta en la opción de Productos en la tabla Proveedores que manejen el producto.

Descripción. En la columna Descripción se muestra el nombre o descripción completa que se le asigna al momento de dar de alta al producto.

Casilla de verificación. La casilla de verificación sirve para seleccionar los productos que se desean incluir en la Recepción de mercancía de órdenes de compra, en caso de que no se encuentre seleccionado no se incluyen los productos en la recepción.

Equivalencia. La columna Equivalencia se muestra la unidad diferente a la cantidad alimentada. Si la cantidad está alimentada en unidades de compra, esta columna mostrará a cuantas presentaciones equivale, y si la cantidad esta expresada en presentaciones, mostrará a cuantas unidades de compra equivale.

Cantidad. En la columna Cantidad se ingresa la cantidad de producto que se va ha recibir. En esta columna existen opciones que se muestran al ingresar u oprimir ciertas teclas al estar recibiendo el producto, las cuales se muestran a continuación.

a) Al oprimir la tecla F3, muestra la opción Datos adicionales.

b) Al oprimir la tecla F5, muestra la opción Control de caducidad, para proporcionar los datos del lote del producto, si tiene activado Control de caducidad en la opción de Productos.

c) Al oprimir la tecla F2, le muestra la opción Alta de inventario identificado. (solo lo muestra si el producto tiene activado Inv. Identificado en la opción de Productos).

d) Al oprimir la tecla F4, es para llamar la báscula.

e) Al oprimir la tecla F12, en cualquier columna es para buscar los productos en la cuadrícula.

Cant. Ped. En esta columna se muestra la cantidad pedida en la orden de compra.

Dif. Cantidades. En esta columna se muestra la diferencia entre la cantidad pedida (Cant. Ped.) y la Cantidad pendiente por recepcionar, es decir indicará la cantidad que anteriormente se haya recepcionado.

Und. En la columna Und se muestra la unidad en la que está expresada la cantidad del producto, la cual aparecerá la abreviatura correspondiente a la unidad seleccionada, que es definida en la opción Unidades y del producto.

PrecioLista. En la columna PrecioLista se muestra el precio de lista del producto sin incluir el IVA, este precio depende del convenio que exista entre el proveedor y el cliente, y se quede registrado en la Orden de compra.

Cant Dev. En la columna Cant Dev se ingresa la cantidad que se desea devolver al proveedor, esto puede ser porque la mercancía tenga algún defecto o no es la que se solicito en la Orden de compra, esta devolución se realiza por partida o articulo que se muestre en la tabla de Productos. La cantidad de productos devueltos al proveedor se muestra en la opción Devoluciones a proveedores.

Imp. Bruto. En la columna Imp. Bruto se muestra el importe bruto de la recepción, que se obtiene multiplicando la cantidad por el precio de lista.

Desc. P. En la columna Desc. P. se muestra el descuento en porcentaje. En la orden de compra se pactan descuentos que se alimentan al hacer la orden, o a través de Condiciones de compra, y en esta columna muestra el descuento equivalente a todos estos descuentos.

Imp. Desc. En la columna Imp. Desc se muestra el importe total del descuento. Este importe se obtiene del Importe bruto menos el importe neto, ya que el sistema va calculando el importe neto, basándose en el importe bruto, aplicándole los descuentos en cascada hasta llegar al neto. Con esto queremos aclarar que no se utiliza para este cálculo el porcentaje de descuento explicado en el dato anterior, ese solo se muestra como referencia para saber que porcentaje se rebajó, pero puede no tener la exactitud necesaria para calcular el neto correctamente.

Imp. Neto. En la columna Imp. Neto se muestra el importe neto, después de aplicar los descuentos alimentados en la orden de compra y las Condiciones de compraque le hayan aplicado.

Precio Neto. En la columna Precio neto se muestra el precio unitario neto, ya después de descuentos, que es el costo de adquisición del producto.

IVA. En la columna IVA se muestra el monto o importe total del Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Caduca. En la columna Caduca se muestra el día, mes y año en que el producto se caduca.

Comentario. En la columna Comentario se muestra los comentarios u observaciones realizadas al momento de efectuar la orden de compra con respecto al producto ingresado.

IEPS. En la columna IEPS se muestra el monto total del Impuesto Especial Sobre producción y Servicios que contiene cada uno de los productos ingresados en la Entrada.

Nota. Estando posicionado en el texto de producto o en la cuadrícula en cualquier columna, presionando la tecla F12, mostrará la opción,Búsqueda de productos en cuadrícula.

Este botón se utiliza para elaborar un contrarecibo, siempre y cuando se requiera en la entada.  El botón muestra automáticamente la opción Cambios de precios de venta.

 El botón Pago es útil para mostrar la opción de Pagos a proveedores.

DIMSC. La casilla DIMSC permite incluir el descuento de mercancía sin cargo, si no se selecciona no se podrá incluir el descuento.

 El botón Póliza imprime la póliza siempre y cuando se encuentre configurada esta opción para manejar contabilidad automática.

Recepción de merc. La opción de Recepción de merc se utiliza para imprimir la póliza de la recepción de mercancía, oprimiendo el botón Imprimir póliza .

Factura Prv. La opción de Factura prv nos permite Imprimir la póliza de la Factura del proveedor, oprimiendo el botón Imprimir póliza  .